Hoje em dia no mundo empresarial e até na vida pessoal, é tudo “Agora! Quero já! Para ontem!”. Ou seja, com o crescimento tecnológico veiou a necessidade de rapidez na recuperação e disponibilização das informações. Para as empresas, de qualquer tamanho e segmento, isto torna evidente a falta de organização no armazenamento das informações e dos documentos e acaba impactando de forma negativa nos serviços prestados aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.

Foi para solucionar esse problema que se criou o processo de GED, sigla que significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Também se ouve falar de Enterprise Document Management (EDM) que é o termo oficial em inglês.

Afinal, o que é GED?

Segundo o Gartner Group GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu ‘Ciclo de Vida’.

O GED é definido como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Aqui documentos não quer só dizer papel mas também microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Quando se fala de GED vêm geralmente essa ideia de uma captura ou conversão de um documento físico para um documento digital, mas o GED é bem mais completo pois se trata também do controle, do armazenamento, do compartilhamento, da busca e da recuperação desses documentos e informações.

O GED permite que o documento digitalizado se torna uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico é quase zero e só fica necessário em alguns casos legais.

Outro passo fundamental do GED é a disponibilização do documento digital, o que é realizado por sistemas de gerenciamento de conteúdo.

Falamos de um conjunto de tecnologias para definir o GED mas quais são essas tecnologias e o que elas permitem ?

As principais tecnologias relacionadas ao GED:

Document Imaging (DI) – Conhecido popularmente como digitalização de documentos, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com scanners.

Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar o ciclo de vida de um documento eletrônico da criação até o descarte.

Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo correto.

Forms Processing (processamento de formulários) – Tecnologia que reconhece e extrai o texto dos documentos e o relaciona com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. São principalmente utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

Segundo uma pesquisa do Gartner Group, 80% das informações de uma empresa estão espalhadas em arquivos, pastas, gavetas, mapotecas, ou simplesmente guardada na “cabeça dos colaboradores”.

Para que serve?

Os principais objetivos de uma implantação de GED:

• Rastreabilidade das informações
• O GED reduz a necessidade de arquivos em folhas de papel ganhando tempo de busca e espaço
• Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura;
• O GED lida com qualquer tipo de documentação;
• Um sistema GED pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte;
• Não necessita uma infraestrutura robusta para instalação da solução e armazenamento podendo ainda ser utilizada a computação em nuvem;
• Velocidade de acesso e consulta;
• Acesso à informação por mais de um usuário;
• Facilidade de impressão mesmo em condições remotas

Resumindo, o grande objetivo do GED é o de transformar o legado documental em informação relevante para os processos de negócios da empresa, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes.