Precisa cumprir as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) mas não sabe por onde começar? Uma melhor gestão de documentos é a solução para facilitar o cumprimento de políticas e normas da LGPD e fazer isso pode ser mais simples do que você imagina.

Neste artigo você vai descobrir como garantir a conformidade com a LGPD de uma forma fácil e prática eliminando o caos dos documentos físicos para ter controle total sobre dados pessoais e sensíveis.

O que é a LGPD e qual é a sua importância

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) vigente no Brasil desde 2018 desempenha um papel crucial na regulamentação do tratamento de dados pessoais visando a salvaguarda dos titulares dessas informações.

Com o propósito de assegurar a proteção dos dados, a LGPD estabelece diretrizes claras para o controle e segurança dessas informações por parte dos agentes de tratamento.

A Lei implica na criação de uma base para o tratamento de dados, que devem ser coletados com o consentimento do titular.

Além de gerar mais transparência, os titulares podem consultar com as empresas quais dados pessoais foram coletados, o que muitas vezes implica na criação de um comitê ou setor específico para cuidar da segurança de dados.

A LGPD e a necessidade urgente de conformidade

Há um aumento substancial no risco de ataques cibernéticos o que torna imperativa a conformidade rigorosa com as disposições da LGPD.

Também existe um risco muito grande, em empresas com um grande volume de documentos físicos, de acontecer um vazamento de dados, ou mesmo um descontrole por parte da empresa no cuidado desses papéis.

A LGPD não se limita a estabelecer requisitos de segurança; ela é também instrumental para a aspiração do Brasil em ingressar na Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE).

A plena operacionalização da LGPD é um requisito essencial para a adesão à OCDE.

Com a inclusão da LGPD na Constituição Federal pela Emenda Constitucional 115/2022, a proteção de dados ascende a um status de direito fundamental.

A segurança da informação, portanto, torna-se um mandato constitucional independente de orientações políticas.

A conformidade com essa legislação torna-se um alicerce essencial para a segurança e a integridade no ambiente digital, e também fora dele.

Ou seja: empresas precisam encontrar meios de proteger os dados pessoais da sua base de dados, e organizá-los em uma base legal para o tratamento dessas informações.

Desafios e riscos da não conformidade

Os desafios e riscos da não conformidade com normativas e regulamentações são elementos cruciais a serem enfrentados pelas empresas.

Primeiramente, é fundamental compreender que a LGPD estabelece diretrizes rigorosas para o tratamento de dados pessoais, e a falta de conformidade pode acarretar multas.

As fiscalizações já estão acontecendo. Multas podem ser aplicadas, e iniciam em R$ 7.200,00. Elas podem ser aplicadas caso não exista uma base legal para o tratamento de dados pessoais (infração ao artigo 7º da LGPD), ou pelo não fornecimento de documentos e falta de suporte à atuação da fiscalização, por exemplo.

Muitas empresas, por falta de informação ou compreensão inadequada, podem inadvertidamente violar princípios fundamentais da LGPD, como a transparência no tratamento de dados e o consentimento do titular.

Dentre os desafios e riscos associados à não conformidade com a LGPD, destacam-se:

• Sanções e Penalidades.
• Reputação da Marca.
• Perda de Clientes.
• Ações Judiciais.
• Exposição a Vazamentos de Dados.
• Dificuldades em Parcerias Comerciais.
• Necessidade de Investimentos Adicionais.
• Desafios Operacionais.
• Fiscalização Rigorosa pela ANPD.
• Complexidade nas Operações Internacionais.

Empresas que atuam internacionalmente podem enfrentar desafios na conformidade com diferentes regulamentações de proteção de dados.

Muitas empresas ainda estão negligentes quanto a implementação de medidas adequadas para proteger dados sensíveis.

Continue neste artigo para entender como é fácil evitar penalidades.

A importância da organização e da indexação

Num ambiente digital em constante evolução a organização e a indexação eficientes de documentos tornam-se elementos fundamentais para garantir a conformidade com a LGPD.

A relevância de uma empresa se destaca como o primeiro pilar para assegurar a eficácia de uma plataforma online e segura.

A estruturação adequada dos documentos, por meio de categorias claras e hierarquias bem definidas, não apenas simplifica a gestão, mas também contribui diretamente para a agilidade na recuperação de informações.

Isso se traduz em maior eficiência operacional e, consequentemente, facilita o cumprimento de normativas.

A indexação, por sua vez, emerge como um componente crucial no processo de organização.

Ao atribuir metadados relevantes a cada documento, é possível usar uma plataforma para criar um sistema de busca eficiente, permitindo aos usuários localizar informações de maneira rápida e precisa.

Essa capacidade é vital não apenas para a otimização de processos internos, mas também para atender à demanda de acessibilidade em qualquer lugar, um requisito essencial para a conformidade com a LGPD.

Ao integrar uma plataforma online e segura que prioriza a organização e a indexação, a sua empresa consegue não apenas armazenar documentos de forma eficiente, mas também garantir a acessibilidade remota.

Isso se torna particularmente relevante em um cenário onde a mobilidade e o trabalho remoto são cada vez mais prevalentes.

Além disso, a organização e a indexação contribuem para a transparência e a rastreabilidade, aspectos essenciais para o cumprimento das normas de proteção de dados.

O gerenciamento de documentos e dados em uma plataforma online e segura transcende a simples eficiência operacional. Ele permite evidenciar a conformidade, especialmente em auditorias e fiscalizações.

Essa gestão é um alicerce para a conformidade com políticas e normas, garantindo não apenas a segurança dos documentos, mas também a agilidade na gestão de dados, essencial em um cenário regulatório dinâmico e exigente.

Tecnologias de apoio à gestão documental

As tecnologias de apoio à gestão documental desempenham um papel fundamental na eficiência e na segurança das organizações.

Diversas ferramentas e sistemas foram desenvolvidos para facilitar a criação, organização, recuperação e descarte de documentos.

Abaixo estão algumas tecnologias relevantes nesse contexto:

• Sistemas de Workflow Eletrônico: Para automatizar processos relacionados à gestão documental.

• Sistemas de Armazenamento em Nuvem: De tal forma que facilita o acesso remoto e a colaboração em documentos.

• Ferramentas de Classificação Automática: Ajudam na categorização automática de documentos.

• Sistemas de Autenticação e Controle de Acesso: Em virtude de garantir a segurança e a privacidade dos documentos.

• Ferramentas de Assinatura Eletrônica: Já que elimina a necessidade de documentos físicos para assinaturas.

• Sistemas de Backup Automático: Visto que, preserva a integridade dos documentos contra perdas.

• Plataformas de Gestão de Registros: Ou seja, facilitam o controle de documentos ao longo do ciclo de vida.

• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML): Por mais que permitam a automação de tarefas complexas de classificação e análise.

• Sistemas de Gerenciamento de Documentos (GED): O GED é uma plataforma que reúne todas as funcionalidades citadas acima, capaz de organizar e armazenar documentos de forma eletrônica, automatizar notificações e classificações, criar fluxos de trabalho e autenticar documentos.

Estratégias para garantir a segurança e a privacidade

Desenvolver estratégias eficazes para garantir a segurança e privacidade dos dados é uma prioridade incontornável.

Nesse contexto desafiador, uma plataforma online como o GED, poor exemplo, surge como uma ferramenta fundamental para oferecer suporte à sua empresa, proporcionando não apenas segurança robusta, mas também contribuindo ativamente para a implementação de práticas eficientes.

Ao serem definidas estratégias de segurança, é essencial compreender que uma abordagem proativa é fundamental.

A plataforma online, quando integrada a medidas proativas, como a criptografia de ponta a ponta e a autenticação multifatorial, eleva consideravelmente a resistência da infraestrutura contra ameaças cibernéticas.

Isso estabelece uma barreira essencial para proteger dados sensíveis contra acessos não autorizados.

A gestão adequada de acessos também se destaca como uma estratégia vital.

Uma plataforma online eficaz permite a implementação de controles granulares sobre quem pode acessar os dados pessoais e os dados sensíveis.

Ao estabelecer permissões personalizadas, a sua empresa consegue restringir o acesso apenas a usuários autorizados, reduzindo significativamente os riscos de vazamento ou uso indevido de informações.

Além disso, a atualização constante das práticas de segurança é um aspecto crítico.

Plataformas online, muitas vezes baseadas em nuvem, são frequentemente atualizadas para incorporar as mais recentes medidas de segurança.

Isso garante que a infraestrutura esteja sempre alinhada com as melhores práticas do setor, mantendo-se resiliente diante de ameaças em constante evolução.

A implementação de políticas claras de privacidade é uma estratégia que não apenas atende às expectativas dos usuários, mas também auxilia na conformidade com regulamentações, como a LGPD.

A plataforma online, ao suportar a fácil divulgação e gestão de políticas de privacidade, contribui para a transparência e o fortalecimento da confiança dos usuários.

Outra estratégia eficiente é a monitorização constante.

Plataformas online muitas vezes oferecem ferramentas avançadas de monitoramento, permitindo que as organizações identifiquem comportamentos suspeitos ou acessos não autorizados em tempo real.

Essa capacidade é crucial para a detecção precoce de potenciais ameaças à segurança.

Boas práticas na digitalização de documentos físicos

A gestão documental desempenha um papel crucial na eficiência operacional e na conformidade legal das organizações modernas.

Com a transição para ambientes digitais, muitas organizações têm buscado maneiras eficazes de digitalizar e organizar seus documentos, adotando tecnologias avançadas e sistemas modernos.

Nesse contexto, a adoção de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) mais uma vez ganha destaque.

Com o intuito de eliminar o grande volume de documentos físicos e garantir a segurança dos dados, esses sistemas oferecem uma abordagem mais eficiente para a organização, armazenamento e recuperação de informações.

Como resultado, a busca por documentos torna-se mais ágil, o compartilhamento entre colaboradores é facilitado, e o controle de versões é aprimorado, impactando positivamente a produtividade organizacional.

A digitalização proporciona maior flexibilidade no gerenciamento de informações, além de facilitar a implementação de medidas de segurança citadas neste artigo, como a criptografia e o controle de acesso.

A gestão documental eficaz, aliada a boas práticas de digitalização, é essencial para o sucesso das organizações na era digital.

Investir em tecnologias modernas, treinar as equipes adequadamente e adotar abordagens estratégicas são passos cruciais para garantir uma transição suave e eficiente para ambientes digitais.

A melhor plataforma para auxiliar na conformidade com a LGPD

Você já sabe os problemas que pode ter com a não conformidade com a LGPD e que precisa de uma ferramenta para auxiliá-lo na promoção da segurança de dados.

A adoção de tecnologias como as citadas anteriormente não apenas moderniza a gestão documental, mas também contribui para a conformidade regulatória, eficiência operacional e sustentabilidade ambiental, promovendo práticas mais eficazes e alinhadas com as demandas atuais.

Por isso, você pode contar com uma plataforma de gerenciamento de documentos como o iGED™, sistema de gerenciamento inteligente da uan®.

O iGED™ desempenha um papel crucial na promoção da conformidade por meio da gestão inteligente de documentos.

A plataforma, desenvolvida internamente e exclusivamente pela uan®, é a chave para alcançar o controle documental ideal, oferecendo diversas ferramentas para facilitar o gerenciamento eficiente.

Se você busca eliminar o excesso de papel, a uan® proporciona a opção de migrar documentos para a plataforma iGED™ por meio da digitalização, permitindo armazenamento digital.

Se você procura uma ferramenta que automatize processos e promova maior segurança, pode contar com a automação proporcionada pelo iGED™.

A capacidade de criar fluxos de trabalho automatizados, acionar alertas com base em ações específicas, aprovar materiais e enviar documentos para assinatura de forma automática otimiza consideravelmente as operações cotidianas.

Além disso, a plataforma iGED™ é um grande facilitador para a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), centralizando dados sensíveis que anteriormente eram mantidos em formatos impressos ou em planilhas.

Essa centralização não apenas simplifica o processo de conformidade, mas também fortalece as práticas de segurança da informação.

Ao adotar a gestão inteligente de documentos da uan®, a sua empresa pode não apenas alcançar eficiência operacional, mas também assegurar a conformidade com a LGPD, garantindo a integridade, a segurança e a privacidade dos documentos onde constam dados pessoais ou sensíveis.

A uan® facilitando o processo de adequação à LGPD

Acreditamos que a clareza e a confiabilidade das informações são cruciais para uma integração eficaz, e a ligação entre o iGED™ e a documentação oferece uma solução abrangente que assegura a criação, o acesso e a monitorização contínua.

No âmbito da gestão de documentos, a segurança é um elemento crítico e, no iGED™, são estabelecidos três pilares fundamentais para garantir essa segurança.

1. Rastreabilidade de acessos Tenha acesso a uma trilha abrangente dos acessos, desde a primeira visualização até eventuais alterações nos documentos.

Essa funcionalidade não apenas assegura a conformidade regulatória, mas também fornece uma visão clara da interação ao longo do tempo.

2. Garantia de autenticidade O iGED™ oferece uma garantia sólida de autenticidade para documentos digitais, eliminando preocupações relacionadas a cópias impressas.

Ao permitir a criação e o armazenamento seguro de documentos, a plataforma também valida sua autenticidade, proporcionando uma camada extra de segurança e confiança.

3. Marca d’água Para proteger contra visualizações indevidas, o iGED™ implementa uma solução inteligente: a marca d'água na tela.

Essa camada visual não apenas dissuade tentativas de capturas não autorizadas, mas também serve como um constante lembrete da confidencialidade dos documentos.

Essa abordagem proativa é essencial para preservar a integridade de informações sensíveis, reforçando a segurança em todos os níveis.

Conformidade e gestão facilitada Além de auxiliar na conformidade com a LGPD, o iGED™ aprimora a integração e contribui para a padronização de documentos.

A clareza, a acessibilidade e o monitoramento representam um avanço significativo na gestão de dados, culminando em processos ágeis, transparentes e bem-sucedidos.

Descubra como a uan® pode transformar a maneira como sua empresa integra novos colaboradores, garantindo segurança e eficiência em cada etapa.

Faça a diferença na sua gestão de documentos.

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