No mundo corporativo atual, a eficiência e a segurança na gestão da informação são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Nesse contexto, duas siglas estão em destaque: ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Ambas buscam otimizar a forma como as organizações armazenam, compartilham e protegem seus dados e documentos.

Neste artigo, você vai entender de que forma a Gestão Eletrônica de Documentos pode transformar a maneira como sua empresa lida com informações e documentos!

O que é ECM?

Para quem ainda tem dúvidas, o ECM representa a sigla do inglês “Enterprise Content Management”. Portanto, refere-se a um conjunto de práticas e ferramentas que permitem às empresas capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo e documentos eletrônicos.

Mas o que isso quer dizer? De forma geral, a missão do ECM é centralizar e organizar todo o conteúdo corporativo, promovendo uma gestão do conteúdo corporativo muito mais eficaz. E isso pode ser implementado em todos os setores e tamanhos de empresas.

Além disso, o objetivo principal de utilizar o ECM na sua empresa é facilitar o fluxo de informações interno. Assim, você consegue garantir que os documentos certos estejam acessíveis às pessoas certas no momento certo.

Porém, é claro que não se pode fazer isso tudo manualmente, não é mesmo? Esses cuidados envolvem a integração de diferentes sistemas e processos, permitindo uma visão holística do conteúdo e contribuindo para a agilidade operacional. E é isso que a tecnologia de ECM faz!

A gestão de conteúdo corporativo é essencial em um ambiente de negócios competitivo, onde as decisões rápidas e embasadas são tão importantes. As tecnologias de ECM permitem o armazenamento estruturado de informações, melhorando a eficiência e a colaboração entre as equipes.

O papel da gestão eletrônica de documentos (GED) no ECM

Entre os termos que você precisa conhecer para introduzir na sua empresa, não está só o ECM. Na verdade, há outras ferramentas importantes que viabilizam a implementação das práticas ECM nas empresas.

Por isso, temos também o GED, que significa a Gestão Eletrônica de Documentos. Mas não se engane, pois não são sinônimos. Podemos considerar o GED como uma das vertentes do ECM, ou seja, eles se complementam.

O diferencial do GED é que ele tem como foco especificamente a digitalização e gerenciamento de documentos em formato eletrônico. Graças a essa função, o GED permite que a sua empresa transforme os documentos físicos em arquivos digitais, facilitando o armazenamento de documentos e a digitalização corporativa.

As principais funções da GED incluem:

• Digitalização: convertendo documentos em papel em arquivos digitais para facilitar o acesso e o armazenamento.
• Armazenamento: gestão de arquivos digitais em repositórios organizados que permitem rápida localização e recuperação.
• Controle de versões: garantindo que todos os envolvidos no processo tenham acesso à versão mais atualizada de um documento.
• Segurança de documentos: implementação de controles de acesso e criptografia para proteger informações sensíveis.

Sem dúvida, o uso de um sistema de GED é essencial para garantir que os documentos estejam não apenas acessíveis, mas também seguros. Apesar de você querer implementar o ECM na empresa, não será eficiente sem o GED.

Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos para empresas

Além do que você conferiu acima, há muitos benefícios de utilizar um sistema de gestão de documentos na sua empresa. Confira a seguir sobre cada um deles!

Redução de custos

A implementação do GED pode levar a uma significativa redução de custos operacionais. Empresas que dependem de impressões constantes e armazenamento físico de documentos podem economizar ao digitalizar seus arquivos, eliminando despesas com papel, impressão e espaço físico.

Maior eficiência operacional

O acesso rápido e organizado a documentos é um dos principais benefícios da GED. Com um sistema estruturado, os colaboradores conseguem localizar informações essenciais de maneira rápida. Dessa forma, também há uma redução no tempo gasto em buscas, levando, consequentemente, ao aumento da produtividade.

Segurança da informação

A Gestão Eletrônica de Documentos melhora a proteção de dados através de práticas robustas de controle de acesso, auditorias e backups regulares. Isso é fundamental em um cenário onde a sua empresa está constantemente exposta a ameaças e vazamentos de dados, por exemplo.

Compliance e conformidade

Atualmente, estar em conformidade com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é essencial. Além de evitar multas, isso também aumenta a confiança da sua base de clientes. Por isso, a GED ajuda as empresas a gerenciarem e protegerem informações pessoais, garantindo que os processos internos estejam alinhados com as exigências legais.

Como implementar um sistema ECM com GED na sua empresa

Embora as siglas possam assustar, a sua empresa não vai encontrar dificuldades para implementar um sistema ECM com GED. Porém, algumas etapas são necessárias para garantir o sucesso dessa mudança que vai tornar a sua empresa muito mais eficiente!

Confira um passo a passo para estruturar essa transformação:

1. Análise das Necessidades: avalie quais são suas necessidades específicas em termos de gestão de documentos.
2. Seleção de fornecedores: pesquise e escolha fornecedores que ofereçam soluções adequadas ao perfil da sua empresa.
3. Planejamento de implantação: defina um cronograma e um plano de ação para a implementação do sistema.
4. Treinamento de colaboradores: capacite sua equipe para utilizar o novo sistema com eficácia.
5. Monitoramento e avaliação: acompanhe a utilização do sistema e faça ajustes conforme necessário.

Além dessas questões, você deve pensar no critério de escolha do seu sistema de GED. Para isso, considere fatores como escalabilidade (capacidade de expandir conforme suas necessidades), segurança (protocolos de proteção de dados) e suporte técnico (disponibilidade e qualidade do atendimento).

Entre as dicas de sucesso para garantir a adoção e o engajamento dos colaboradores, envolva-os no processo, ofereça treinamentos contínuos e sessões de feedback. Além disso, estabeleça uma cultura organizacional que valorize a gestão eficiente de documentos, destacando os benefícios que o uso do sistema pode trazer.

Principais softwares de ECM e GED no mercado

Existem diversas soluções de ECM e GED disponíveis no mercado, cada uma com ferramentas para diferentes necessidades. Na escolha do melhor software, é fundamental considerar as funcionalidades específicas que cada solução oferece.

Aqui estão alguns dos softwares mais recomendados:

• Microsoft SharePoint: uma plataforma robusta que permite a colaboração, gerenciamento de documentos e criação de intranets.
• Laserfiche: oferece funcionalidades avançadas de digitalização e automação de processos, ideal para organizações que buscam eficiência.
• M-Files: sistema reconhecido por sua interface intuitiva e pela capacidade de integrar-se com outras aplicações corporativas, facilitando o gerenciamento de informações.
• DocuWare: focado em segurança e compliance, é uma solução popular para empresas que valorizam a proteção de dados.
• Evernote Business: embora seja mais simples, é uma boa escolha para pequenas empresas que precisam de uma solução acessível para a gestão de notas e documentos.

Se a sua empresa precisa de uma plataforma completa que integre as funcionalidades de ECM e GED, algumas soluções são ideais para te auxiliar no dia a dia.

Uma delas é o iGED™, plataforma ideal para empresas que já utilizam diversas ferramentas e softwares e precisam de uma solução integrada. Se você precisa de mais tempo livre e deseja reduzir erros manuais, é a opção ideal.

Excelente para colaboração em equipe, o iGED™ possibilita a digitalização completa dos documentos da sua empresa, para eliminar completamente ou reduzir o uso de papel. O controle de acessos é outro recurso importante, além da assinatura digital facilitada.

A melhor dica é sempre consultar especialistas, pois eles poderão entender os processos da sua empresa. Assim, a melhor solução deve ser flexível e adaptada à realidade empresarial que você e a sua equipe atuam. Do contrário, não será eficiente.

Invista na mudança!

Você conheceu a importância do ECM e da Gestão Eletrônica de Documentos e como essas tecnologias podem ser fundamentais para otimizar a gestão de processos e de informação da sua empresa. A centralização e organização de documentação e arquivos melhoram a eficiência operacional e ajudam a garantir segurança e conformidade.

Sem dúvida, a implementação de um sistema de GED pode trazer benefícios significativos, como a redução de custos, maior eficiência, maior proteção de dados e um ambiente de trabalho mais colaborativo. Agora é o momento ideal para explorar essas soluções e considerar uma transformação na forma como sua empresa lida com documentos.

Atualmente, o iGED™ é uma das ferramentas mais completas que existem no mercado para realizar a gestão documental e de processos, inclusive com suporte de especialistas em processos. Além de ser flexível a diferentes tipos de negócios e processos, ela se integra facilmente a outras plataformas.

O iGED™ foi criado pela uan® e agrega mais de 19 anos de experiência da empresa em tecnologia e automação. Você pode conhecer mais no site!

Não tenha mais dúvidas: invista em um sistema de GED e transforme a gestão de documentos da sua empresa. Dessa forma, você irá criar um ambiente de trabalho que valoriza a inovação e a segurança da informação!

FAQs (Perguntas Frequentes) sobre ECM e GED

Por que minha empresa precisa de um sistema ECM?

Um sistema ECM permite que sua empresa gerencie e organize eficazmente seus documentos, otimizando processos e garantindo que a informação esteja disponível de forma rápida e segura. Isso é essencial para a tomada de decisões ágeis e informadas.

Qual é a diferença entre ECM e GED?

Enquanto o ECM abrange um conjunto mais amplo de práticas e ferramentas para gerenciar todo o conteúdo corporativo, incluindo documentos, imagens e dados, a GED é uma parte específica do ECM que se concentra no gerenciamento de documentos eletrônicos.

Como escolher a melhor solução de GED para minha empresa?

Para escolher a melhor solução, avalie as necessidades específicas de sua organização, considere a escalabilidade do software, a segurança oferecida e a qualidade do suporte técnico disponível. Além disso, busque por avaliações e referências de usuários.

O GED está em conformidade com a LGPD?

Sim, a Gestão Eletrônica de Documentos pode ser configurada para estar em conformidade com a LGPD, desde que as práticas adequadas de segurança e controle de acesso sejam implementadas. Isso garante que dados pessoais sejam protegidos e gerenciados de acordo com as regulamentações estabelecidas.