No mundo empresarial atual, a gestão eficiente de documentos é essencial para o sucesso de uma empresa. A desorganização, o armazenamento físico excessivo, a perda de tempo dos funcionários na busca por documentos e os extraviamentos são problemas comuns enfrentados por muitas organizações. Além disso, há uma crescente preocupação com a sustentabilidade, o que leva as empresas a buscarem soluções que reduzam seu impacto ambiental. Nesse contexto, a implementação de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode ser a resposta para resolver esses desafios. Neste artigo, exploraremos cinco sinais claros de que sua empresa precisa de um GED para otimizar suas operações, promover a organização e alcançar melhores resultados.

1. Desorganização de documentos:

Um dos primeiros sinais de que sua empresa pode se beneficiar de um GED é a desorganização de documentos. Se seus funcionários têm dificuldade em localizar informações importantes ou se a papelada se acumula em pilhas em diferentes áreas da empresa, é hora de considerar uma solução digital. Um GED permite a criação de um sistema estruturado de armazenamento e recuperação de documentos, garantindo que as informações necessárias estejam ao alcance de todos, de forma rápida e eficiente.

2. Armazenamento físico superlotado:

O excesso de armazenamento físico é um problema comum em muitas empresas. Caixas de arquivos ocupam espaços valiosos, tornando difícil alocar esse espaço para outros fins. Além disso, o armazenamento físico está sujeito a danos, como incêndios, inundações ou perda por extravios. Com um GED, você pode digitalizar e armazenar todos os documentos importantes em um único local seguro e acessível. Isso liberará espaço físico, reduzirá os riscos associados ao armazenamento tradicional e facilitará o gerenciamento dos documentos.

3. Funcionários perdendo tempo procurando documentos:

Quando os funcionários passam uma quantidade significativa de tempo procurando documentos, isso afeta a produtividade e a eficiência operacional da empresa. Com um GED, a pesquisa por documentos é simplificada, pois é possível realizar buscas por palavras-chave, metadados e até mesmo conteúdo dentro dos próprios documentos. Dessa forma, seus colaboradores poderão encontrar as informações necessárias com rapidez, permitindo que se concentrem em tarefas mais importantes e estratégicas.

4. Extravios ou perdas:

A perda ou extravio de documentos pode resultar em consequências graves para uma empresa. Informações confidenciais podem cair nas mãos erradas, contratos importantes podem ser perdidos e a reputação da empresa pode ser prejudicada. Com um GED, você reduz consideravelmente os riscos de perda ou extravio de documentos. O sistema permite o controle de acesso aos arquivos, o rastreamento de alterações e a realização de backups regulares, garantindo a segurança e a integridade das informações.

5. Desejo de se tornar uma empresa mais sustentável:

Por fim, a preocupação com a sustentabilidade é um fator importante para muitas empresas atualmente. A implementação de um GED pode ajudar a sua organização a se tornar mais sustentável, reduzindo o consumo de papel e o impacto ambiental associado à impressão e ao armazenamento físico de documentos. Ao digitalizar e gerenciar seus documentos de forma eletrônica, você estará contribuindo para a redução do uso de papel, economizando recursos naturais e reduzindo a pegada de carbono da sua empresa.

Conclusão:

Se sua empresa está enfrentando problemas de desorganização de documentos, armazenamento físico superlotado, perda de tempo na busca por informações, extravios ou perdas de documentos, e tem o desejo de se tornar mais sustentável, um GED pode ser a solução ideal. Investir em um GED é um passo importante para modernizar e otimizar as operações da sua empresa, melhorando a produtividade, a eficiência e a sustentabilidade. Portanto, avalie os sinais apresentados neste artigo e considere a implementação de um GED como o iGED. Não espere mais para otimizar suas operações, melhorar a produtividade e tornar sua empresa mais sustentável.

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