Manter a organização dos arquivos digitais pode ser um grande desafio. Quantas vezes você já não precisou ficar horas navegando pelas pastas locais para encontrar um documento? Ou quantas outras vezes, você simplesmente não pode encontrá-lo?

Por mais que não pareça, essas são situações corriqueiras do cotidiano de quem trabalha com documentos e pode causar um grande prejuízo para a empresa, principalmente quando falamos de perdas de contratos ou outras informações importantes para o fisco, por exemplo.

Mas como tudo em nosso meio, esse problema também tem solução!

Se você trabalha em uma empresa com arquivo físico, provavelmente está acostumado com uma sala cheia de gavetas e pastas, normalmente dividas por tipos de documentos e ordem alfabética, certo? No computador, podemos seguir esse mesmo caminho e evitar que as pastas do seu servidor virem uma verdadeira bagunça.

Para isso, o primeiro passo é definir um padrão de nomenclatura para os seus arquivos, tornando os processos de procura mais rápidos e dinâmicos. Um bom exemplo, e muito utilizado por diversas empresas do país, é renomear os arquivos com a data de chegada invertida, nome da empresa e, em seguida, o assunto do qual se trata. Confira o exemplo abaixo:

• 20220706 – Nome da Empresa – Nome do Arquivo

Dessa forma, você facilita o processo de busca e consegue criar uma organização por datas, dentro da pasta de cada tipo especifico de documento.

• Mas como manter essa organização a longo prazo?

Existem alguns hábitos que devem ser adquiridos e são muito importantes para te ajudar a controlar a disposição adequada dos arquivos.

Sabemos que no início, quando ainda estamos no processo de mudança e adaptação para um novo modelo de pastas, fica tudo muito lindo e organizado, mas com a rotina corrida e a grande demanda de documentos que chegam no dia a dia, é preciso tomar cuidado para que a bagunça não se instale de novo.

Mas nós estamos aqui para ajudar e, por isso, separamos algumas dicas para você.

• Não acumule arquivos desnecessários.

Evite criar arquivos ou pastas sobre um mesmo assunto, coloque-os sempre dentro de um único lugar com o mesmo propósito, pois dessa forma, ficará muito mais fácil de encontrá-los e evita que outras pessoas que precisem deles acabe fazendo confusão e errando na hora do envio.

Outra dica importante é sempre se desfazer de documentos vencidos ou que não possuem mais utilidade. Você pode tanto excluí-los, como criar um arquivo morto, dependendo na necessidade do negócio.

• Guarde os arquivos no local certo assim que eles chegam.

Não adianta criar todo um sistema de controle de arquivos, se quando eles chegarem, já não forem colocados no local adequado.

Muitas pessoas acabam baixando os documentos e deixando-os perdidos em locais do próprio computador, como a aba de downloads, por exemplo, mas isso pode causar perda de arquivo e até mesmo esquecimento.

Quando o seu documento novo chegar, tenha o hábito de guardá-lo corretamente!

• Crie atalhos para as pastas mais utilizadas.

Para facilitar o seu trabalho, crie um atalho no desktop ou fixe a pasta de arquivos que você utiliza todos os dias no acesso rápido do seu computador.

Além de evitar o tempo gasto procurando as pastas corretas, você evita possíveis erros, principalmente quando existem muitos documentos no seu computador.

As chances de um clique errado bagunçar os arquivos ou deletá-los sem querer ainda existe! Por isso, todo cuidado é pouco.

• Não use códigos na nomenclatura das pastas ou arquivos.

Você sabia que alguns antivírus podem entender arquivos codificados como possíveis ameaças?

Além disso, ao nomear seus documentos com códigos que só você tem acesso, os seus colaboradores podem ficar confusos e cometer erros na hora de procurar pelos documentos.

Essa prática não é muito recomendada, pois a ideia é que a organização torne tudo mais simples e fácil para que, quando os arquivos forem solicitados, você ou quem mais precisa, não perca tempo procurando.

• Evite criar muitas pastas.

Quando falamos de gerenciamento de arquivos, um ponto muito importante é tentar, ao máximo, facilitar os processos para quem irá utilizá-los no dia a dia.

Quando você cria muitas pastas, elas podem acabar ficando parecidas e isso pode gerar muita confusão para quem vê de fora e está procurando um documento específico, por isso, o mais indicado é que você crie blocos de um mesmo assunto, colocando clientes diferentes, por exemplo, dentro de subpastas, que ficam vinculadas à pasta mãe.

Depois de todas essas dicas, nós temos certeza de que o seu servidor ficará muito mais organizado.

Mas se você quiser facilitar ainda mais os processos de gestão documental da sua empresa, você precisa conhecer o iGED, uma ferramenta completa que oferece os mais diversos serviços de controle para manter tudo organizado e de acordo com as normas solicitadas pela LGPD.