Eficiência e qualidade sãos os dois pilares principais que levam uma empresa ao sucesso. E quando falamos deles, estamos falando em colocá-los em ação em todos os setores do negócio, desde o processo mais simples, como um atendimento, até questões burocráticas que devem receber atenção redobrada.

Sendo assim, é importante que os gestores estejam sempre procurando formas de melhorar e otimizar o gerenciamento de suas empresas e, principalmente, de uma área que muitas vezes é esquecida durante o dia a dia, que é o gerenciamento de documentos e contratos, afinal, quando você tem todos esses processos admirativos salvos em lugares estratégicos e de fácil acesso, você consegue trabalhar melhor e, consequentemente, aumentar a produtividade de seus colaboradores e fazer revisões, sempre que necessário.

Mas só de pensar em organizar todas aquelas pastas de contratos, já dá uma dor de cabeça, não é? Bom, a boa notícia é que existe uma forma simples, rápida e extremamente eficaz de realizar esse trabalho: a automação.

Mas antes de darmos início a conversa sobre essa ferramenta maravilhosa, precisamos entender alguns pontos importantes. Vamos lá!

Por que o gerenciamento de contratos é importante?

O contrato é um documento utilizado para diversas atividades dentro de uma empresa. Pode ser para comprovar uma transação comercial, uma nova parceria e até mesmo a admissão de novos colaboradores, atuando como um instrumento legal que garante juridicamente e administrativamente a negociação feita entre ambas as partes.

Olhando por esse lado, é fundamental que os gestores e outras pessoas responsáveis pelo RH da empresa, por exemplo, tenha sempre em mãos essa documentação, para possuir amparo legal em caso de situações inesperadas ou até mesmo refazer o contato, diante de uma situação em que o documento anterior perca o sentido para alguma das partes.

O que acontece é, que em várias empresas, existe uma sala de documentação, mas esses contratos acabam ficando guardados e esquecidos. E é aí que mora o problema.

Existem documentos com data de validade, que precisam estar periodicamente em revisão, e outros que podem ser requeridos durante alguns processos burocráticos da empresa e é, por isso, que o gerenciamento é tão importante.

Mas como posso gerenciá-los de forma eficaz?

Esse é o ponto principal desse artigo!

Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais fácil possuir todos os seus documentos em um único lugar por meio da automação de processos. É claro que, em um primeiro momento, será necessário fazer um levantamento de toda a documentação existente na empresa para que possamos começar a organizar a casa, mas depois é só sucesso.

Com uma ferramenta GED, você consegue manter tudo arquivado em um acervo online, de fácil acesso para diversos usuários e com tecnologia avançada de segurança, para que os gestores consigam ver quem visualizou o documento, quem editou e até mesmo dar permissões ou não. Além disso, você economiza espaço físico na empresa, pois a ferramenta torna possível que todos os tramites sejam feitos por ela, evitando o uso de papel e, assim, colaborando com o meio ambiente e diminuindo os gastos do negócio. E nós temos a ferramenta perfeita: o Gedoc Flex!

O iGED é uma plataforma que foi criada especialmente para te ajudar a alavancar o nível de sucesso, organização e entrega dos processos do seu negócio.

Nele você encontra desde os modelos mais simples de gerenciamento de localização de documentos físicos (in company ou externos), até os mais modernos recursos de digitalização, indexação, armazenamento digital de documentação e integrações com os sistemas da sua empresa.

Quer saber mais? Entre em contato conosco e vamos conversar!

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