A sua empresa precisa focar na gestão eficaz para crescer e isso também depende da integridade documental. No entanto, o problema nesse assunto ocorre principalmente quando se encontram discrepâncias entre os documentos físicos e os dados no ERP.

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) existem para ajudar ainda mais a sua empresa. Porém, eles precisam ser utilizados com inteligência e bem integrados à gestão documental.

Entenda melhor sobre o assunto neste artigo e identifique como melhorar os seus negócios!

Desafios da integridade documental

A gestão eletrônica de documentos é essencial quando falamos de um mundo orientado por dados. Graças a essa estratégia é possível recuperar, localizar e armazenar os documentos com facilidade.

Essa gestão auxilia a garantir a integridade das informações em todos os processos. No entanto, existem desafios que você não pode ignorar e que talvez a sua empresa esteja enfrentando.

Entre os pontos que causam o problema estão desde a falta de mapeamento de processos empresariais até falhas na segurança. Contudo, há desafios que se destacam para além deles em quase todas as empresas.

A falta de sincronização entre os sistemas de documentos físicos e os dados registrados no ERP é um dos casos mais comuns. Em sua maioria, ele é causado por erro de entrada manual.

Além disso, também existe uma dificuldade devido à falta de atualização de informações. Isso gera uma falta de integridade documental pois os dados do ERP precisam ser atualizados conforme a empresa e suas operações evoluem. Infelizmente, não é o que acontece na maioria dos casos.

Há outros desafios para tudo isso acontecer, inclusive muitas vezes a falta de uma ferramenta que facilite a gestão. Por isso, procure identificar o que causa essa falta de integridade documental na sua empresa.

Falta de sincronização entre sistemas

Você pode facilitar a sua vida na gestão empresarial através de softwares de gestão documental que se integram ao ERP. Dessa forma é possível agregar mais organização, facilidade de acesso e até mesmo segurança aos documentos.

Entretanto, nem sempre as empresas pensam nessa sincronização. Há casos em que o software de gestão eletrônica dos documentos não tem a função de integração, por exemplo. Isso significa que você precisa mudar a forma como está gerindo os documentos.

Atualmente, as empresas que desejam orientar sua prática pelos dados e ter mais segurança não podem dispensar uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) específica. Afinal, lidar com grandes volumes de documentos exige tempo e, quanto mais automatizado, melhor.

A sincronização entre um sistema GED e o ERP permite gerenciar de uma forma ainda mais inteligente a sua empresa. Independente do porte dos seus negócios, você consegue simplificar os processos e até mesmo melhorar o tempo de trabalho da equipe.

A gestão documental precisa ser pensada, pois há documentos em todas as áreas da sua empresa. Seja no setor financeiro, recursos humanos, marketing, logística, todos têm documentos relacionados.

Se você conseguir integrar os documentos de cada um desses setores ao ERP, vai poupar muito tempo. E ainda mais: você vai garantir que os dados estão atualizados e com fácil monitoramento das atividades.

Erros de entrada manual de dados no ERP

Os erros de entrada manual de dados no ERP não são raros, mas também não são tão difíceis de serem resolvidos. Normalmente ocorrem por falta de atenção do colaborador ou até mesmo porque ele não foi treinado corretamente.

Apesar de nem sempre o colaborador ter toda a culpa pelo erro, é fato que isso afeta a integridade documental. Mais do que isso, esse tipo de situação também leva a prejuízos financeiros na sua empresa.

Imagine que alguém cadastre uma fatura de R$ 5.000,00, mas na verdade era de R$ 2.500,00. Pode ser que você passe meses pagando algo errado sem saber. Tudo isso ocorre pois os dados foram inseridos manualmente no ERP e não por culpa do software.

Portanto, a lição é que quanto mais você automatizar esse tipo de tarefa, menor a chance de erro. Se você salvar o documento em uma ferramenta de GED, ele é que irá passar para o ERP sem a chance de erros na entrada de dados.

Dificuldade na atualização de informações

Quando falamos em ERP, precisamos pensar em informações atualizadas. Se a sua empresa tinha um faturamento de R$ 2 milhões em 2023 e agora avançou para R$ 5 milhões, os dados mudam.

Contudo, essa evolução da empresa certamente passou por mudanças em vários setores. Se os documentos não são atualizados para essa nova realidade e não há uma gestão deles, os dados no ERP estarão incorretos.

Esse é apenas um exemplo, mas existem vários outros. A questão é que documentos desatualizados levam você a tomar decisões erradas com base em outros cenários. Para a sua gestão funcionar, ela precisa estar atualizada.

De fato, os seus colaboradores nem sempre vão conseguir atualizar tudo em tempo real ou na velocidade necessária. É muito difícil fazer esse trabalho manualmente, isso sem contar que a pressão pela rapidez gera os erros de entrada conforme você leu acima.

Impacto nos processos empresariais

Os erros na integridade documental que levam às discrepâncias entre documentos e dados do ERP têm um motivo para não serem ignorados. Ele nada mais é do que o fato de que impactam negativamente os processos empresariais.

Entenda melhor quais são esses impactos que a sua empresa pode estar sofrendo:

• Processos atrasados: se as informações estiverem inconsistentes, há atrasos em pagamentos, entregas, solicitações e, consequentemente, na satisfação do cliente.
• Erros na tomada de decisão: as equipes precisam tomar decisões cada vez mais baseadas em dados e, para isso, eles precisam estar atualizados e corretos.
• Ineficiência operacional: a falta de integridade documental atrapalha planejamentos, causa desperdícios de recursos e atrasa tarefas.

Riscos de não conformidade e auditabilidade

Certamente você ouviu falar na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), não é mesmo? Pois saiba que ela é uma das obrigações a cumprir quando você coletar ou armazenar dados de outras pessoas.

Contudo, não se trata apenas disso. Há diversos outros documentos que precisam obedecer exigências legais para a sua empresa não ser penalizada. A falta de organização leva aos riscos de não conformidade com essas leis.

Atualmente, há empresas sendo multadas em milhões de reais por não cumprirem as leis relacionadas aos dados, por exemplo. Na maioria dos casos, o problema poderia ser evitado com uma gestão documental eficiente.

Mas até mesmo processos de auditoria e prestação de contas são prejudicados. Devido à dificuldade em verificar os documentos que não estão bem organizados e armazenados, a auditoria acaba comprometida. Isso também pode aumentar os custos da empresa.

Estratégias para evitar discrepâncias

Antes que você mude todos os processos da sua empresa com medo da falta de integridade dos documentos, existem algumas etapas. Na verdade, há sim estratégias para evitar discrepâncias entre documentos e dados do ERP.

A primeira delas é a automatização de processos de entrada de dados. Além de diminuir o erro humano, isso aumenta a velocidade da atualização dos dados. Portanto, evite depender da ação humana para essa tarefa.

Isso leva a outra estratégia: a implementação de sistemas de gestão de documentos eletrônicos. Use opções como a iGED™, uma solução da uan® que se integra facilmente ao ERP. Com isso, você centraliza os documentos e vincula todos independente dos setores da sua empresa.

Não se esqueça de estabelecer procedimentos claros para a atualização regular de informações no ERP. Uma dica é atribuir essa tarefa a um colaborador específico que possa ser treinado para isso. Ele também precisará ter prazos bem claros e saber como será a validação de dados.

Ou seja, capacitar os seus funcionários também é uma estratégia para evitar discrepâncias entre documentos e dados do ERP. Se eles possuírem acesso a um software GED intuitivo e eficaz, essa tarefa fica muito mais fácil.

Por fim, é claro que são necessárias auditorias regulares dos dados do ERP. Dessa forma, você poderá identificar e corrigir as discrepâncias antes que causem problemas mais graves.

Exemplos reais - Integração na prática

Você deve estar se perguntando: como funciona a integração entre o GED e o ERP na prática? Existem vários exemplos para ajudar você a entender isso de forma simples.

Imagine que um locatário contrata uma empresa de seguro fiança. Ele firma um contrato que serve como garantia para o contrato principal com a imobiliária. Nesse caso, essa empresa deve ser bem identificada e mencionada no contrato com a imobiliária. Para que tudo isso ocorra sem problemas, alguém precisa validar os dados. A integração entre a gestão documental e o ERP garante que cada contrato esteja devidamente vinculado ao fiador correto ou à empresa de seguro fiança. Assim, a integridade e precisão dos dados são mantidas em níveis ideais.

Agora pense em uma empresa de logística que lida com grandes volumes de documentos de remessas, recebimentos e registros de inventários. Para a empresa, a integração entre a gestão documental e o sistema ERP é fundamental na otimização dos processos e garantia da eficiência operacional. Essa integração permite automatizar a captura e o armazenamento de documentos como ordens de transporte, faturas de fornecedores e recibos de entrega. Depois, os documentos podem ser facilmente associados às transações correspondentes no sistema ERP, permitindo a rastreabilidade das operações logísticas. Além disso, essa mesma empresa se beneficia da integração por ela possibilitar o acesso rápido e seguro aos documentos tanto para os funcionários internos quanto para os clientes e parceiros externos. Isso reduz o tempo gasto na busca manual de informações e aumenta a eficiência no atendimento ao cliente.

Em outro exemplo, temos empresas que lidam com documentos fiscais e uma grande quantidade de transações diárias. Com a integração, é possível automatizar o processo de captura, armazenamento e organização de documentos fiscais como notas fiscais, faturas e recibos. Essa automação reduz significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de documentos, além de minimizar erros humanos. Isso proporciona uma visão mais clara e precisa das finanças da empresa, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente.

Próximos passos: transformar a sua empresa!

Você já deve ter entendido a importância de garantir a integridade dos documentos, não é verdade? A sua empresa pode crescer ainda mais, prevenir-se de falhas e economizar tempo e dinheiro fazendo o caminho correto.

Uma ferramenta de gestão de documentos como a iGED™ da uan® traz essa possibilidade de forma prática. Além da integração fácil ao ERP, ela também pode ser utilizada por toda a sua equipe. Isso tudo sem você perder o controle das ações.

A iGED™ se destaca por ser uma plataforma completa: além de garantir que o documento será salvo, também dá mais segurança aos processos. Com a integração ao ERP, você ganha um banco de dados unificado, pode contar com a inteligência artificial para automatizar processos e irá reduzir erros.

Então, se você quer essa revolução na sua empresa e deixá-la pronta para crescer ainda mais, os próximos passos são implementar o iGED™ na sua rotina. Converse com a uan® e descubra a melhor opção para o seu caso com toda a assistência necessária!