Se você tem uma empresa e está em busca de melhorar os seus processos, precisa saber o que é um ERP. Essa sigla define tudo aquilo que irá envolver a administração da sua empresa, mas de maneira muito mais inteligente.

Para empresas que desejam passar pela transição digital ou ter soluções ainda mais completas de gestão, o ERP é um assunto urgente. E mais: é possível integrá-lo a outras ferramentas.

Você vai descobrir tudo neste artigo!

O que é um ERP?

A sigla ERP vem do inglês: Enterprise Resource Planning. Em português, ela significa "planejamento de recursos empresariais" e nada mais é do que um sistema de gestão.

O ERP surgiu para oferecer soluções completas de administração da sua empresa através de um sistema de software. Ou seja, você pode incluir no ERP desde a gestão financeira até os recursos humanos, documentos importantes e controlar o seu estoque.

Portanto, de forma simples, o ERP ajuda a gerenciar a sua empresa de forma integrada. A partir dele você pode concentrar tudo o que é importante em um mesmo espaço - neste caso, digital, o que facilita ainda mais.

Embora o ERP esteja associado atualmente às tecnologias, ele surgiu há muitas décadas, em 1960. Naquela época, algumas empresas grandes já adotavam sistemas de computadores para gerenciamento de processos, e o ERP ganhou espaço.

Já no Brasil, o ERP começou a ser mais utilizado a partir dos anos 2000. Desde então, é uma ferramenta indispensável para as empresas.

Como funciona o sistema ERP?

O ERP funciona realmente através de um software cuja principal característica é a integração. Dessa forma, você tem todas as informações e processo da sua empresa unificados em um mesmo local.

Para isso funcionar bem, existem algumas etapas que podem envolver diferentes setores da sua empresa. Todos eles devem usar o mesmo sistema para concentrar as informações.

O ERP irá coletar e armazenar os dados para ser possível gerar relatórios, análises em tempo real e automatizar tarefas. Entre as funções que ele pode fazer, está o monitoramento de vendas e até mesmo organizar as contas conforme a data de vencimento.

Na prática, vamos imaginar como um setor de marketing pode utilizar o ERP. Imagine que alguém da equipe notou através do sistema que um produto diminuiu 50% a venda em um mês. A partir disso, uma campanha específica de divulgação para recuperar o número de vendas poderá ser criada.

Como o ERP é dividido?

O ERP é composto por três camadas - ou níveis, como também podemos chamar. Entenda melhor cada uma delas:

• Aplicação: É considerada a camada que o usuário vê, por isso nela estão os processos, as funcionalidades da ferramenta, cadastros e outras operações do dia a dia.
• Banco de dados: É onde as informações que se gera na camada de aplicação são armazenadas. Elas podem ser nativas, quando estão dentro da infraestrutura de TI da empresa, ou remotas, como em um ambiente de nuvem.
• Framework: É a camada na qual se pode personalizar a ferramenta de acordo com as necessidades da sua empresa, ou seja, é onde se mexe no código-fonte.

Cada uma dessas camadas desempenha um papel essencial na estrutura do ERP, garantindo a integridade dos dados, a eficiência dos processos e a adaptabilidade do sistema às necessidades específicas de cada empresa. Juntas, essas camadas formam um sistema robusto capaz de otimizar a gestão empresarial e apoiar o crescimento sustentável do seu negócio.

Módulos do software de gestão

O ERP trabalha com diferentes módulos. A ideia é que eles se complementem e formem a ferramenta completa que faz a diferença no seu negócio.

Um ponto importante é saber que não há um padrão exato de módulos. Na verdade, eles devem ser personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa.

Entre os módulos de ERP mais comuns, temos:

• Gestão Financeira: Inclui as questões relativas à contabilidade, como as contas a pagar, os recebíveis, orçamento, custos e relatórios.
• Gestão de Recursos Humanos: Questões sobre gestão de funcionários, folhas de pagamentos, contratos, relatórios de desempenho, benefícios.
• Gestão de Estoque e Logística: Inventário, planejamentos, distribuição, acompanhamento de envios, armazéns.
• Gestão de Vendas e CRM: Trata do setor de marketing, vendas, atendimento ao cliente, automação de vendas.
• Gestão de Projetos: Incluir os processos de gestão de projetos como planejamento, cronogramas, custos, equipes.

De acordo com a sua empresa, podem existir outros módulos, como aqueles dedicados à análise de dados ou gestão de qualidade. O importante é adequar o ERP às necessidades que você identificar.

ERP por assinatura (SaaS)

Uma das melhores formas de ter o ERP na sua empresa é o software por assinatura, conhecido como modelo SaaS (Software as Service). Neste caso, o custo-benefício é muito melhor do que o ERP local.

A assinatura pode ser mensal ou anual, por isso você paga apenas enquanto estiver usando. Já no modelo ERP local a licença é vitalícia, portanto o valor é bem mais alto. Além disso, o ERP local exige equipamentos mais robustos.

Ou seja, o SaaS é uma forma de ter o ERP da mesma maneira que você tem a Netflix ou o Spotify, por exemplo. Você paga um valor mensal pelo serviço e, se desejar, pode cancelar.

E o melhor: no ERP por assinatura (SaaS) você não vai precisar de equipamentos sofisticados. Geralmente, uma boa conexão de internet e um dispositivo como computador, tablet ou smartphone já bastam.

Vantagens de ter um ERP

Afinal, por que se recomenda tanto que o seu negócio tenha um ERP? Existem várias razões que ajudam a entender como esse tipo de ferramenta melhora a gestão do seu negócios. Veja alguns pontos:

• Integração: Ter os processos de finanças, recursos humanos, compras, vendas e todos os demais em uma única plataforma facilita a gestão. Assim, você não precisa pagar mais de um software, sua equipe aprende a usar um único e ganha mais eficiência operacional.
• Melhoria do controle: A partir do ERP você pode acompanhar de maneira muito clara tudo o que acontece na empresa. Isso ajuda a tomar decisões mais assertivas e até a encontrar erros que podem ser prevenidos.
• Automação de processos: Existem processos que já podem ser automatizados, então aproveite-se deles! O ERP é capaz de gerar relatórios, encaminhar folha de pagamentos e até gerar estoque. Assim, a sua equipe se concentra em outras tarefas mais estratégicas.
• Melhora da eficiência operacional: Ao automatizar processos, você também ganha mais com tempo de entrega e de tarefas reduzido. Ao final dos processos, o seu cliente estará mais satisfeito.
• Escalabilidade: Com o ERP fica mais fácil para a sua empresa crescer, pois ela pode agregar mais funções e recursos sem precisar parar.
• Otimização de estoque: Empresas que trabalham com estoque precisam ter um controle rígido e sem erros para não prejudicar as vendas. O ERP permite monitorar, informar sobre as movimentações e até mesmo alertar em caso de baixo ou alto estoque.
• Gestão de Recursos Humanos: O ERP facilita a gestão de pessoas, pois ajuda a definir melhor os responsáveis pelas tarefas e até mesmo orientar sobre capacitações.
• Redução de erros: Para diminuir o erro humano e até mesmo a duplicidade de dados por usar várias ferramentas, você pode utilizar somente o ERP e diminuir as falhas, seja nas contas, nos processos ou no controle de documentos.
• Segurança: Com o ERP a sua empresa ganha mais segurança nos processos, você pode monitorar tudo o que feito e movimentado e ainda salvar os dados de forma protegida na nuvem.

É claro que para cada empresa de diferente porte vai haver uma vantagem ainda mais personalizada. Existem planos básicos para pequenas empresas que já ajudam a otimizar os processos. Enquanto isso, médias empresas já podem incorporar automações e análises importantes com o ERP.

No caso das grandes empresas, o ERP ajuda ainda mais a incluir melhorias. Além disso, há funções ligadas à inteligência artificial, machine learning e até mesmo análises completas para prevenir crises.

Relação entre ERP e segurança de dados

Um dos temas que mais tem preocupado empresas no mundo todo é a segurança de dados. O Brasil, por exemplo, foi o maior alvo de ciberataques da América Latina.

Imagine ter que pagar milhões para recuperar os dados da sua empresa. Seria um grande prejuízo, não é mesmo?

O ERP também ajuda a evitar esse tipo de problema, pois ele aumenta a segurança dos dados. Atualmente, os sistemas mais completos de ERP trabalham em nuvem, um ambiente online que oferece mais proteção contra ataques.

Os sistemas ainda possuem outras funcionalidades, como a criptografia. Graças a isso, somente pessoas autorizadas podem acessar os dados. Você pode controlar quem pode visualizar o quê e de que forma.

Integrações estratégicas

Existem muitas formas de potencializar o uso do seu ERP na empresa. Uma delas é para garantir ainda mais inteligência e segurança na gestão de documentos.

O iGED™, com sua abordagem inteligente, não é apenas uma plataforma de gestão documental. A ferramenta é capaz de simplificar e otimizar as suas operações empresariais com automação de tarefas, segurança de dados e redução de erros.

O objetivo é oferecer uma gestão eletrônica de documentos. Se a sua empresa lida com muitos contratos, seja das vendas, de parcerias ou até de funcionários, entre outros documentos, precisa ter organização e segurança.

No caso da solução da uan®, tudo isso é feito de forma prática. Assim, a sua equipe não perde tempo procurando ou arquivando documentos, ou mesmo digitando manualmente as informações.

Entre os benefícios do iGED™, está a integração de documentos com o ERP. Com informações conectadas entre sistemas de gestão, os processos são automatizados e garantem maior segurança na informação e mais fluidez no dia a dia, eliminando a necessidade de revisões e de processos manuais.

Veja ainda outros benefícios importantes:

• Banco de dados integrado: documentos e dados relevantes estão diretamente ligados aos processos do ERP, facilitando o acesso rápido e eliminando erros associados à entrada manual de dados.
• Clientes mais satisfeitos: ao eliminar a necessidade de entrada manual de dados, você reduz significativamente os erros decorrentes da transcrição manual, garantindo além da precisão das informações, mais agilidade na jornada do cliente.
• Automatização de processos: a integração permite a automação de fluxos de trabalho, como aprovações de documentos e atualizações de registros, o que acelera as operações e aumenta a eficiência.
• Conformidade e segurança aprimoradas: os documentos são armazenados e integrados de forma segura, permitindo rastreamento fácil para fins de auditoria e conformidade regulatória, garantindo a segurança e a conformidade dos dados.
• Tomada de decisão informada: com acesso rápido a dados e documentos precisos, os gestores podem tomar decisões informadas em tempo real, impulsionando o crescimento e o sucesso da empresa.
• Funcionários mais satisfeitos: com a eliminação da inserção e revisão de informações de forma manual, os funcionários sentem mais fluidez e mais controle sobre os processos, gerando mais engajamento e satisfação no dia a dia.

A sua empresa pode se concentrar em realmente crescer, com a integração entre uma plataforma inteligente de gestão documental, como o iGED™, e o seu ERP.

Impulsione a sua empresa

O caminho para impulsionar a sua empresa está no ERP, mas também na integração com documentos e informações necessárias para que os processos tragam bons resultados. Com essa vantagem a sua empresa fica mais competitiva e pronta para seguir crescendo.

Se você quer elevar a sua empresa para outro patamar, converse com a uan® e tenha o melhor suporte!