Toda empresa, independentemente de seu ramo de atuação, possui diversos documentos importantes que são emitidos todos os dias, seja para realização de questões fiscais e contábeis da própria empresa, ou para reativação de contratos e outros documentos de clientes.

Esses documentos precisam estar organizados em um local de fácil acesso, que garanta ao responsável por eles praticidade na hora de encontrá-los para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa sempre produtiva e dando bons resultados.

Agora pense: Quantas vezes você já se viu desesperado atrás de um documento antigo?

A gente sabe que isso acontece com mais frequência do que imaginamos, por isso, separamos algumas dicas simples, que podem te ajudar a organizar melhor os documentos do seu trabalho.

1. Estabeleça um local específico para guardar seus documentos:

É importante que toda a sua documentação fique reunida em um único lugar. Dessa forma, você evita que seus colaboradores gastem horas procurando arquivos em diferentes locais.

2. Separe seus documentos por categorias:

Tente arquivar seus documentos de acordo com a natureza de cada um deles. Com um local organizado por categorias, você consegue localizar de forma muito mais fácil onde eles estão, principalmente na hora da correria. Experimente começar pelas mais comuns: Documentos Fiscais, Documentos Contábeis, Contratos, etc.

3. Fique sempre atento à temporalidade:

Existem documentos que devem ser mantidos para sempre na empresa, mas também temos aqueles que possuem um prazo de validade estabelecido pela legislação. Lembre-se de não manter documentos vencidos arquivados, faça sempre uma limpeza e certifique-se de refazer aqueles que devem ser renovados.

4. Tenha uma ferramenta que te auxilie nessas tarefas:

Nos dias atuais, muitos documentos estão sendo feitos apenas pelo meio digital e, por isso, é importante que você tenha uma ferramenta que possa realizar a organização dessas informações para você, de uma forma simples e que te garanta acesso aonde estiver.

5. Conheça o iGED

Muito mais do que apenas uma solução para armazenamento de documentos! Com nossa solução GED, criamos fluxos de trabalho personalizados que facilitam sua rotina, poupando tempo com a busca de arquivos, tanto em âmbito físico, quanto digital.

Um dos nossos maiores diferenciais é a digitalização, que separa as informações importantes dos seus documentos e as indexam em um sistema de busca personalizado, tornando possível que você realize pesquisas não apenas pelo nome do arquivo, mas também por informações contidas dentro deles, como nome de clientes, datas de vencimento, etc.

Além disso, os arquivos que não precisam ser arquivados fisicamente poderão ser descartados, evitando o acumulo de papel em sua empresa e tornando-a mais sustentável, uma vez que o sistema do iGED armazenará tudo online para você.

Confira mais alguns benefícios de nossa solução:

• Consultoria e Treinamento: Oferecemos um diagnóstico completo de toda a gestão documental de sua empresa e implementações para melhorias.
• Gerenciamento Completo: Software para controle e gerenciamento de documentos físicos e digitais, com integração aos sistemas já existentes em seu negócio.
• Auditoria de Documentos: Conferência de arquivos conforme as normas e procedimentos da legislação do segmento de sua empresa, com implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
• Digitalização de Documentos: Tecnologia avançada para digitalização com rápida visualização de imagens.
• Custódia: Armazenamento de caixas e documentos com segurança e monitoramento 24 horas.
• Assinatura Eletrônica Integrada: Praticidade e eficiência para a realização de contratos e outros documentos que necessitam de sua assinatura.

Pare de passar horas tentando encontrar seus documentos! Fale com a nossa equipe, conheça o iGED e coloque praticidade no seu dia a dia.

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