Você já reparou como o armazenamento de arquivos mudou ao longo da história? Se antes tudo era registrado em papel, hoje é a tecnologia quem manda nos processos.

A sua empresa está atenta a essa evolução?

Graças à revolução tecnológica, existem ferramentas que já permitem fazer a gestão dos documentos de forma inteligente e automatizada.

Por que isso é importante para a sua empresa? Economia de tempo, pessoas e recursos, além de segurança.

Confira tudo neste artigo e saiba como escolher o serviço de armazenamento de arquivos certo para as suas necessidades!

Serviços de armazenamento de documentos

Afinal, o que é um serviço de armazenamento de arquivos? Se você ainda tem essa dúvida, saiba que isso é normal, pois muitas empresas ainda estão vivendo essa transição.

De fato, o primeiro ponto é que se trata de um armazenamento em nuvem, como tanto se fala hoje em dia. De forma prática, ao invés de você ter vários arquivos em papel físico, tudo é digitalizado ou já gerado pela máquina.

Portanto, este é o primeiro ponto: os serviços de armazenamento de arquivos ajudam a diminuir a quantidade de papel na sua empresa. Mas não se trata apenas disso, pois há muitas outras funcionalidades envolvidas.

Esse tipo de plataforma também pode oferecer funções que permitem a assinatura digital ou eletrônica, por exemplo. Ainda, há funções que fazem o rastreio rápido de documentos. Você pode separá-los por pastas de assuntos, datas, setores, entre outras categorias.

E por que esse tipo de serviço é importante? Atualmente, lidar com grandes quantidades de papel é uma visão ultrapassada. As empresas modernas e ágeis já eliminaram esse hábito.

Ao manter tudo controlado por um software você não libera apenas espaço físico, mas também aumenta o controle. Há mais segurança para evitar a perda dos documentos e até mesmo para compartilhar entre as equipes.

Outro fator para você se lembrar é o tempo. Quantos minutos sua equipe demora procurando um documento entre arquivos de papel? Em um software automatizado isso é feito em poucos minutos.

Portanto, você libera um tempo precioso da sua equipe ao ter um serviço que automatiza esse tipo de armazenamento. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades que demandam mais estratégia e decisões inteligentes.

Avaliação das necessidades: conheça o seu negócio

Antes de ir em busca das opções de armazenamento para arquivos, o ideal é que você faça uma análise aprofundada das necessidades específicas do seu negócio. Para isso, considere o volume e a natureza dos documentos que serão armazenados.

Por exemplo, se você lida com grandes quantidades de dados confidenciais, a segurança será uma prioridade. Por outro lado, caso precise de colaboração intensiva entre equipes, a capacidade de compartilhamento e edição em tempo real será o ponto mais importante.

Essa avaliação fornecerá a base para os critérios que serão essenciais na escolha do serviço ideal. Construir esse tipo de plataforma do zero gera um custo muito alto, inclusive de manutenção. Por isso é tão importante encontrar a melhor e adaptá-la.

Primeiramente, faça uma lista dos processos que existem hoje na sua empresa. Você precisa guardar documentos a respeito do quê? Podem ser contratos de clientes, documentos de funcionários, processos judiciais, financeiro, entre outros.

Cada empresa terá uma necessidade, inclusive a sua. O lado positivo do serviço de armazenamento de arquivos é que pode atender a todo tipo de empresa. Mas atenção: você precisa da plataforma correta, nem todas estarão adequadas nesse caso.

Com a lista em mãos, comece a pesquisar serviços que incluam seus processos. Entenda quais existem no mercado para então visualizar a diferença entre elas e tomar a decisão.

Comparando serviços

Chegando na hora de explorar as opções disponíveis, é essencial que você entenda as características distintivas de cada serviço. Considere a capacidade de armazenamento oferecida, a flexibilidade na organização de pastas, e a facilidade de compartilhamento.

Avalie também as políticas de sincronização e backup para garantir que seus dados estejam sempre protegidos. Em meio a uma variedade de serviços, o iGED™ se destaca, justamente porque vai muito além do simples armazenamento em nuvem.

Essa é uma plataforma que oferece toda a gestão inteligente com controle ativo sobre seus documentos, como você viu mais acima. O diferencial do iGED™ é a entrega completa com automações e personalização conforme as suas necessidades, não apenas o espaço para armazenar os documentos.

Segurança da informação: não comprometa os seus dados

Você irá concordar que a segurança é um componente fundamental ao escolher um serviço de armazenamento de arquivos, certo? Portanto, o primeiro ponto é se certificar de que a plataforma escolhida oferece criptografia robusta.

Logo após, veja se a plataforma atende mais duas funções de segurança: autenticação de dois fatores e controle de acesso granular. Não se engane em ignorar esses pontos, pois os ataques cibernéticos estão em alta no mundo todo e sua empresa pode ser vítima.

No caso do exemplo acima, o iGED™, o diferencial é que ele não apenas atende a esses requisitos, mas vai além, proporcionando um acesso controlado com ações registradas e auditáveis. Além disso, a plataforma monitora ativamente os documentos, emitindo alertas para datas de vencimento e renovação obrigatória.

E por que a segurança importa tanto? Lembre-se de que, há poucos anos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) criou leis específicas sobre o assunto. Com isso, agora todas as empresas passam a ter responsabilidade com os dados que utilizam.

Ou seja, se qualquer dado de terceiros que os documentos da sua empresa guardam acabarem vazando, você poderá ser penalizado e responder a processos jurídicos. Você acredita que oferece essa segurança com seus documentos atualmente?

A segurança também garante o melhor funcionamento interno da sua empresa. Imagine perder documentos importantes que comprovam inclusive que os contratos foram devidamente cumpridos? Esse é um problema que toda empresa precisa evitar. Atente-se!

Integração com ferramentas de trabalho

A integração perfeita com as ferramentas de trabalho existentes é muito importante para a eficiência operacional. Por isso, toda plataforma de armazenamento de arquivos deve oferecer essa possibilidade.

Nesse ponto, a melhor dica é você verificar se o serviço se integra facilmente com aplicativos como Microsoft Office, Google Workspace, entre outros. O iGED™ se destaca aqui, oferecendo a integração e ainda uma gama de recursos de personalização, automação de processos e relatórios, otimizando a experiência de uso e aumentando a produtividade.

Conversar com a sua equipe ajuda a entender quais são as ferramentas de trabalho mais importantes na sua empresa. Assim, você poderá procurar a plataforma mais assertiva conforme as necessidades da rotina diária dos colaboradores, que também deve ser considerada.

Para algumas empresas, o essencial é ter integração com sistemas financeiros. Se for o seu caso, já coloque isso como prioridade na plataforma em que for escolher.

Facilidade de uso e custo-benefício para uma boa experiência

A usabilidade e os custos associados ao serviço são fatores determinantes para a adesão da equipe às novidades que surgem. Pensando nisso, você deve escolher uma plataforma com uma interface intuitiva que facilite a navegação e utilização.

Quanto ao custo, busque um equilíbrio entre funcionalidades avançadas e acessibilidade financeira. O iGED™ tem uma interface amigável, mas também se destaca por fornecer uma solução acessível e um suporte humanizado, maximizando o retorno sobre o investimento.

Existem dezenas de plataformas no mercado, mas a verdade é que nem todas serão acessíveis para a sua empresa. Além disso, muitas precisam de profissionais especializados para manusear o sistema e compreender os dados, o que talvez você queira evitar na sua empresa.

Dicas práticas

Além de escolher o serviço de armazenamento de arquivos certo, pense em implementar práticas que maximizem sua eficácia. O que isso quer dizer?

Procure aproveitar ao máximo os recursos de automação para simplificar os processos rotineiros de trabalho. Outra questão é a adesão da sua equipe, e para isso você deve procurar promover uma educação contínua sobre as funcionalidades disponíveis.

Faça questão ainda de entender tudo o que a plataforma oferece. Isso é importante para não deixar com que ela fique utilizada abaixo do possível, mas depende também do seu interesse.

O iGED™, com sua abordagem inteligente, suporta essas práticas, proporcionando uma gestão documental eficiente e livre de problemas. Esse tipo de escolha justifica o custo-benefício citado no item anterior, pois oferece praticidade com um valor acessível.

Escolha com sabedoria!

Você conheceu ao longo deste artigo os principais pontos para definir a escolha do seu serviço de armazenamento de arquivos. Agora, está chegando o momento da escolha final, mas como fazer isso?

Use a sabedoria e se questione: que tipo de plataforma entrega o serviço completo por um custo-benefício aplicável na sua empresa? O iGED™ é uma escolha inteligente justamente porque oferece a eficiência documental completa.

O armazenamento do iGED™ não é apenas uma plataforma de nuvem. Na verdade, você garante outras funcionalidades que pode identificar como essenciais na sua empresa:

• Acesso controle desde a consulta e visualização, já que todas as ações são limitadas por usuários, registradas e auditáveis.
• Gerenciamento ativo no qual os documentos são monitorados ativamente pela plataforma com emissão de alertas para situações como data de vencimento e renovação obrigatória.
• Proteção de dados garantida de uma simples consulta a uma alteração de conteúdo ou dados complementares, usando ainda marca d'água na tela para blindar o vazamento visual de informação.
• Recursos personalizáveis, automação de processos, relatórios e auditoria;
• Rastreabilidade de documentos.

Se eficiência, segurança e integração são prioridades para o sucesso do seu negócio, não há escolha mais inteligente do que o iGED™. Faça sua demonstração do iGED™ com a uan™ e descubra todas as suas funcionalidades e como adaptar para a sua empresa!

Armazene arquivos com segurança

O iGED™ oferece benefícios para a sua empresa armazenar arquivos, e vai além.

Simplifique a gestão documental da sua empresa, otimize o seu tempo e eleve o armazenamento de arquivos para outro nível.

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