A transformação digital está em alta e em uma velocidade impressionante, impactando diversos setores, incluindo o universo dos investimentos. Mas como otimizar operações financeiras complexas e transformar desafios em oportunidades? Essa é a história de um cliente que enfrentava dificuldades em seu fluxo de investimentos e encontrou uma solução inovadora.

Tudo começou com a necessidade de compreender os obstáculos específicos enfrentados pela empresa. A partir dessa análise, foi possível desenvolver uma solução sob medida utilizando a plataforma iGED™, especializada na gestão de documentos e de processos.

O que é o iGED™ e como ele foi essencial para o sucesso deste case? Continue lendo para descobrir como a automação transformou a gestão de investimentos deste cliente, proporcionando decisões mais rápidas, precisas e estrategicamente embasadas!

Os Desafios dos Processos de Investimento antes da Automação

Antes da implementação da automação, no dia a dia deste cliente era comum lidar com uma série de problemas que comprometiam a eficiência operacional. Por causa desse cenário, as reclamações eram diversas:

Retrabalho Constante

A falta de integração entre os sistemas utilizados até então provocava um retrabalho diário. As informações eram frequentemente inseridas de forma manual em diversas plataformas, gerando inconsistências e desperdício de tempo.

Lentidão no Acesso a Dados Críticos

O acesso a dados críticos para a tomada de decisões era demorado e ineficaz, afinal os dados precisavam ser coletados de várias fontes diferentes. Essa lentidão comprometia a agilidade das respostas, o que tornava os dados obsoletos.

Riscos de Erro Humano

A organização e a análise das informações dependiam em grande parte de processos manuais, aumentando a probabilidade de erros humanos. Relatórios imprecisos e falhas em documentos impactavam diretamente a credibilidade das análises e geravam desconforto entre clientes e colaboradores.

Certamente, esses desafios podem gerar um efeito cascata negativo a longo prazo em qualquer empresa, não é verdade? A ineficiência e a lentidão na tomada de decisões reduzem a competitividade da empresa no mercado.

Com isso, o cliente percebeu o que era óbvio: para se manter relevante, ele precisava modernizar suas operações e buscar eficiência. Ou seja, ele precisava de uma solução completa para a automação de processos na sua gestão de investimentos!

A Solução Personalizada com o iGED™

Diante desse cenário de dificuldades, a equipe de especialistas começou o processo de análise inicial. O primeiro passo foi mapear os processos existentes e identificar pontos críticos que demandavam mais atenção.

A partir da análise, as oportunidades de automação começaram a surgir. Vamos entender melhor passo a passo!

Análise Inicial

Um mapeamento profundo das atividades permitiu aos especialistas compreender o fluxo de informações, as interações entre as equipes e como acontecia o processo interno até um investimento ser consolidado ou não. Sem isso, eles não saberiam exatamente quais tarefas poderiam ser automatizadas e digitalizadas, e como personalizar soluções para essa demanda.

Essa análise resultou em um plano de ação, criado a partir do mapeamento da troca de informações entre funcionários e setores. Além disso, o plano permitiu delinear uma solução capaz de agregar valor ao cliente.

Implementação

Agora que já foram identificados os fluxos que necessitavam de otimização, a equipe iniciou a personalização de um módulo criado no iGED™ especificamente para tornar mais eficiente o processo de investimentos: a solução Ficha de Investimento.

O grande diferencial da plataforma é a combinação de tecnologia avançada com o suporte humanizado de especialistas em processos, que ajustam o sistema de forma personalizada, atendendo às necessidades exclusivas de cada cliente. Esse olhar atento permite que as soluções sejam verdadeiramente sob medida.

No caso deste cliente, as funcionalidades principais trouxeram facilidade operacional e eliminaram gargalos, resultando em uma experiência mais fluida. Confira as funções personalizadas que fizeram a diferença:

• Modelo de documento de aprovação: foram criados modelos de documentos e contratos, onde o preenchimento de campos específicos diretamente na plataforma facilitou o processo de ajuste e disparo de demandas.
• Agilidade nas aprovações de compra: os fluxos de aprovação foram automatizados, permitindo que documentos e contratos fossem revisados e validados em questão de minutos, mesmo envolvendo setores de unidades localizadas em diferentes estados do Brasil.
• Envio automático de documentos para assinatura digital: o tempo e o esforço envolvidos na coleta de assinaturas foram reduzidos, ao eliminar a necessidade de processos manuais ou físicos. A assinatura realizada diretamente na plataforma otimiza o processo.
• Notificação automática por e-mail: gestores e responsáveis passaram a ser notificados em tempo real, garantindo que nenhuma etapa fosse atrasada.
• Informações salvas em PDF e armazenadas na plataforma: na finalização do processo pelo setor de Compras, as informações passaram a ser organizadas automaticamente na plataforma, com registros salvos em PDF e armazenados com segurança para consulta futura.

Resultados Imediatos e Impactantes

A implementação da solução personalizada trouxe benefícios tangíveis logo nas primeiras semanas. A automação gerou uma grande redução de erros ao eliminar inconsistências e falhas manuais, tornando os dados mais confiáveis e fáceis de acessar.

Outro impacto imediato foi o ganho considerável de tempo. Com menos retrabalho e maior eficiência nos processos, as equipes passaram a se concentrar em atividades estratégicas e de alto valor agregado, aumentando a produtividade.

As informações passaram a ser apresentadas de forma organizada e precisa, facilitando a tomada de decisões rápidas e embasadas, o que contribuiu diretamente para um aumento da competitividade no mercado.

Além disso, a segurança dos dados foi priorizada. A implementação do iGED™ garantiu total conformidade com a LGPD, reduzindo riscos de penalidades e fortalecendo a confiança de clientes e investidores.

Com um fluxo mais eficiente e confiável, possibilitado pela automação, a empresa conseguiu se posicionar de maneira mais estratégica no mercado. Esse resultado foi alcançado graças ao mapeamento detalhado dos processos e à criação da solução Ficha de Investimento, que transformou a maneira como a organização gerencia suas operações.

Benefícios da Automação para Processos de Investimento

Os benefícios da automação foram evidentes em várias áreas envolvidas nos processos de investimento. Essa mudança possibilitou uma revolução completa na operação, adaptando a estrutura existente de forma eficiente, sem a necessidade de mudanças drásticas.

Com a automação implementada, os dados passaram a ser acessados em tempo real, permitindo que a equipe respondesse rapidamente às demandas. Essa agilidade aumentou a resiliência da empresa, que passou a se adaptar com facilidade às variações e mudanças frequentes no cenário financeiro.

O tempo de resposta a oportunidades de investimento foi drasticamente reduzido. Isso colocou o cliente à frente dos concorrentes, um diferencial essencial para o setor.

Além disso, a organização automatizada garantiu relatórios altamente confiáveis, eliminando erros manuais e trazendo maior precisão às análises. Essa confiabilidade fortalece a credibilidade da empresa e reforça a confiança da equipe nos processos.

Redução de Custos Operacionais

A automação também trouxe uma redução significativa de custos operacionais, graças à otimização dos processos. Isso aconteceu graças a eliminação de atividades manuais repetitivas e propensas a erros, ao foco em iniciativas de maior impacto para o crescimento da empresa, e na ampliação da influência da empresa no mercado.

Essas mudanças resultaram em um aumento significativo no retorno sobre o investimento (ROI). A automação não apenas otimiza processos, mas também gera impacto financeiro positivo.

Como Funciona na Prática
Um exemplo claro é o processo de aprovação para a compra de novos equipamentos:

1. Início da solicitação: a área responsável registra a solicitação diretamente no iGED™, onde o processo é iniciado automaticamente.
2. Análise financeira: o gestor financeiro analisa o pedido com base em informações já integradas e disponíveis na plataforma.
3. Aprovação hierárquica: após a aprovação inicial, o pedido segue automaticamente para o próximo nível de hierarquia, onde outro gestor valida o investimento.
4. Sincronização com o ERP: as informações aprovadas são automaticamente sincronizadas com o ERP da empresa, garantindo o registro contábil e o planejamento orçamentário em tempo real.
5. Execução da compra: o responsável recebe todos os dados organizados e realiza a compra de forma automatizada.

Esse fluxo, que normalmente leva dias ou até semanas em muitas empresas, foi reduzido para apenas algumas horas com a plataforma iGED™.

A automação não só agilizou os processos, como também trouxe precisão e segurança para cada etapa, posicionando a empresa como uma referência no mercado e garantindo competitividade e eficiência a longo prazo.

Diminuição de Riscos e Penalidades

Embora a eficiência e modernização sejam fundamentais, há um aspecto que não pode ser negligenciado: a segurança dos dados. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor, a proteção de informações sensíveis se tornou prioridade absoluta para empresas de todos os setores.

Nesse case, o cliente encontrou no iGED™ uma solução que não apenas modernizou os processos, mas também garantiu conformidade total com a LGPD. O suporte da plataforma, aliado a medidas de segurança integradas, possibilitou que o cliente tratasse dados confidenciais de investidores com máxima proteção e rastreabilidade.

Esse cuidado com a conformidade trouxe benefícios claros, como a redução de riscos e penalidades, a confiança reforçada por meio do tratamento seguro e respeitoso de informações, e o fortalecimento com todos os stakeholders.

O compromisso e cuidado com a segurança demonstrado pelo iGED™ garantiu que eficiência e proteção caminhassem lado a lado, criando um ambiente de trabalho moderno, seguro e confiável. Esse cuidado é essencial para sustentar o crescimento da empresa de forma responsável e sustentável, transmitindo confiança para funcionários e clientes.

O papel do Especialista em Processos no Sucesso da Automação

Um aspecto fundamental para o sucesso da automação foi o papel desempenhado pelos especialistas em processos. Afinal, eles é que fazem tudo acontecer! Esses profissionais foram responsáveis por orquestrar toda a implementação, garantindo que a transição fosse suave e eficiente. A presença desses especialistas traz benefícios significativos, impactando diretamente os resultados do projeto.

Vamos entender melhor como isso acontece:

Mapeamento Personalizado

Um especialista realiza o mapeamento detalhado dos processos existentes, identificando pontos críticos e oportunidades de melhoria. Essa análise criteriosa permite alinhar os fluxos de trabalho às necessidades específicas e objetivos estratégicos do cliente.

Isso possibilita a aplicação de soluções automatizadas que são não apenas eficazes, mas também adequadas ao contexto específico da empresa. Ou seja, esse cuidado garante uma entrega final precisa e capaz de atender às demandas do negócio de forma personalizada.

Suporte Contínuo

Um grande diferencial é a presença do especialista ao longo de toda a implementação. O suporte contínuo assegura que cada etapa seja monitorada de perto e que os ajustes necessários sejam realizados sempre que necessário.

Essa atenção aos detalhes garante que a transição para um sistema automatizado seja suave e sem interrupções, minimizando impactos na operação. O suporte também continua no período pós-implementação, sendo essencial para resolver rapidamente eventuais problemas ou ineficiências nas primeiras semanas de uso.

Isso é essencial para resolver problemas ou ineficiências que possam surgir nas primeiras semanas de uso do sistema. A rede de apoio especializada faz toda a diferença nesse momento de transformação digital ao trazer mais confiança e segurança para a equipe.

Crescimento Estratégico

O suporte especializado não só ajudou a resolver problemas imediatos que o cliente passava, mas também promoveu um crescimento estratégico a longo prazo. Ao otimizar os processos e implementar soluções eficientes, a empresa se destacou em um mercado intenso, capaz de se adaptar rapidamente às demandas do setor.

Essa vantagem competitiva se traduziu em um fortalecimento da posição da empresa no mercado financeiro. Ou seja, o suporte do especialista não serve apenas para implementar a solução, mas também para ajudar a empresa a crescer de forma sólida e responsável.

E mais do que isso: o crescimento é possível porque todas as áreas se beneficiaram com o iGED™. Desde a equipe que opera com fichas de investimento, que passa a ter fluxos personalizados, até a diretoria, pois recebe os dados precisos e centralizados.

Transforme o Seu Negócio

Com base em toda essa experiência, podemos afirmar que o impacto positivo da automação com a solução Ficha de Investimento é excepcional. A combinação da plataforma iGED™ com o suporte especializado transforma os processos e capacita a equipe a tomar decisões mais ágeis, embasadas e estratégicas.

Quando se está em um mercado onde a mudança é constante, toda agilidade e dados organizados importam. Decisões rápidas e bem fundamentadas podem mudar o rumo de um negócio, e foi exatamente isso que aconteceu com o cliente citado neste artigo.

Com uma automação bem implementada, a empresa conta com um novo padrão de eficiência e competitividade, permitindo um alcance de resultados superior, pronta para expandir sua atuação no mercado.

Com a solução certa e o suporte adequado, sua empresa também pode alcançar novos patamares de eficiência e precisão. Está preparado para transformar os processos do seu negócio?

Então conheça o iGED™ e descubra como especialistas podem criar uma solução personalizada para a sua empresa! Acelere sua gestão de investimentos, elimine gargalos e aproveite todos os benefícios da automação para alcançar resultados excepcionais!