Usar a tecnologia a seu favor nos processos contábeis não é mais uma possibilidade: é uma obrigação. Se a sua empresa atua neste ramo, saiba que otimizar alguns processos significa mais produtividade e lucros. Além de agilizar as tarefas, a automação de processos contábeis também traz mais precisão nos dados.

Por meio das tecnologias certas, é possível ficar livre de ações que demandam tempo e liberar espaço na agenda significa ter maior controle e um melhor planejamento.

O artigo de hoje fala sobre esse assunto e tudo o que é possível com a plataforma certa. Boa leitura e aproveite as dicas!

Entendendo a automação contábil

Caso o tema seja novo para você, saiba que a automação de processos contábeis não é tão difícil de definir. De forma geral, a automação diz respeito à implementação de tecnologias capazes de fazer tarefas repetitivas.

Por não exigirem uma expertise humana mais detalhada por trás, esse tipo de tarefa pode ser automatizada. Ou seja, é feita sem a dependência de pessoas e com menos chance de erros.

Os processos passam a ser feitos por plataformas, máquinas ou softwares que são “treinados” para isso. Portanto, eles vão se encarregar de repetir as tarefas automaticamente.

Sem dúvida, o principal ganho da sua empresa com a automação de processos contábeis é liberar a equipe para tarefas mais importantes. Sendo assim, tudo aquilo que depende de mais estratégia e senso crítico humano pode receber mais atenção.

Com a velocidade do mundo atual, esse ganho de tempo para a tomada de decisões e análises decisivas pode fazer a diferença. Se você trabalha na área contábil, sabe que o tempo é essencial.

Avaliação das necessidades contábeis

A automação de processos contábeis pode ter um desafio inicial: saber quais são as necessidades mais importantes. Por isso, é necessário identificar e avaliar bem quais tipos de processos podem ser feitos de forma automatizada.

Neste caso, tudo dependerá da sua área de atuação. Entretanto, um problema comum para quem trabalha com processos contábeis é a gestão de documentos ágil e segura.

Esse é o tipo de automação feito por soluções criadas por empresas como a uan® por exemplo. O objetivo é simples: disponibilizar uma gestão documental completa e facilitada para empresas e órgãos públicos.

Alguns sinais ajudam a identificar se a sua empresa está precisando investir em automação de processos contábeis. Confira alguns deles:

• Documentos sempre desorganizados que demandam muito tempo para serem encontrados ou até mesmo que acabam sendo perdidos.
• Complicações recorrentes no fluxo de envio e recebimento de documentos para os clientes.
• Falta de espaço para armazenar os documentos fisicamente, além do risco de danos como enchentes, incêndios e roubos.
• Necessidade de tornar a sua empresa mais sustentável, o que é uma grande tendência atualmente.

Portanto, em geral, se a sua empresa gasta muito tempo com o envio e o recebimento de documentos ou com a perda deles, pode precisar de automação de processos.

Esse é apenas um exemplo, mas é claro que outros sinais e medidas podem ajudar:

• Converse com seus colaboradores e questione sobre quais dificuldades enfrentam nas tarefas do dia a dia.
• Identifique em quais processos é mais importante que sua equipe concentre os esforços.
• Avalie se determinados processos são tarefas repetitivas e padronizadas.

Escolha da ferramenta certa

Após identificar que a sua empresa precisa de automação de processos contábeis, o próximo passo é encontrar a ferramenta certa. Para isso, não se esqueça de que é necessário ter o suporte correto, integração e outros pontos que vamos citar mais adiante.

Existem ferramentas como o iGED™ desenvolvido pela uan® que são 100% personalizáveis de acordo com as suas necessidades. Essa plataforma é focada em oferecer uma gestão inteligente e segura de documentos para a sua empresa.

A ferramenta certa precisa atender às suas demandas, mas também ser de fácil acesso e se adaptar às suas necessidades. Pesquisar e conversar com técnicos sobre o tema é a melhor dica nesse caso.

Se você busca uma solução que possa economizar tempo, oferecer segurança aos dados e otimizar fluxos de trabalho, o iGED™ é um bom exemplo. Certamente é algo desse tipo que você precisa para a sua empresa.

Integração com sistemas existentes

Na tarefa de encontrar a ferramenta certa, você também deve se perguntar como ela irá se integrar com os sistemas que a sua empresa já utiliza. Será que isso é possível?

Em geral, softwares modernos e que oferecem uma boa experiência aos usuários já permitem essa integração. Porém, é importante que o processo seja descomplicado, intuitivo e prático. Essa é uma das preocupações da uan® quando cria as suas soluções.

O mais indicado para a sua empresa é se certificar sobre a integração antes de adotar qualquer outra plataforma. Se houver dificuldade nessa integração, procure alternativas melhores, pois esse fator é decisivo.

O suporte para fazer a integração também é importante. Provavelmente, você precisará de um apoio inicial para começar o uso e garantir as conexões entre os sistemas. E não se preocupe: as melhores soluções já são pensadas dessa forma.

Segurança de dados e conformidade

Com cada vez mais empresas migrando para o armazenamento de documentos eletrônicos, você deve imaginar que a segurança aumenta. Essa é a ideia principal, pois os dados precisam ter a garantia da proteção.

Com a Lei Geral de Proteção de Dados, a famosa LGPD, as empresas brasileiras tiveram que passar por muitas adaptações. Agora, é necessário manter os dados seguros e também explicar o que é feito com cada um. E se a sua empresa não estiver em conformidade, poderá ser multada.

Portanto, ter estratégias para armazenar os documentos de forma segura virou praticamente uma obrigatoriedade. Dentre essas estratégias temos a criptografia de dados, backups regulares, controle de acesso, atualizações e outros.

Uma das estratégias inclusive é a auditoria regular. A sua empresa deve garantir a conformidade com as políticas de segurança mais atualizadas. Isso também ajuda a identificar em quais áreas é possível ter melhorias.

Sendo assim, não se trata apenas de ter plataformas para armazenar os documentos. Na verdade, é necessário que ela garanta todos esses elementos e estratégias. Assim então, a sua empresa estará sempre em conformidade com as exigências legais de segurança.

Monitoramento e aprimoramento contínuo

Além de ter o controle dos seus documentos de forma digital e automatizada, você também precisa de monitoramento. Ou seja, deve ter uma plataforma em que seja possível monitorar todos os processos, acompanhá-los e manter tudo sob controle.

Essa função não precisa ser feita especificamente por alguém da sua empresa. Se a equipe souber acessar devidamente os documentos, o monitoramento fica mais fácil. É importante que a sua plataforma seja transparente e de uso simplificado.

Além disso, o que você espera é que a plataforma tenha atualização frequente. Conforme novas funções surgem entre as tecnologias, é fundamental que a sua plataforma as ofereça.

Existe também outro fator importante: as suas necessidades com o uso da plataforma podem mudar. Nesses casos, o software também deve ser flexível para se atualizar. O ideal é que você tenha uma plataforma que se adapte a diferentes realidades.

iGED™: a solução que você precisa conhecer

A uan® desenvolve soluções para auxiliar empresas que estão buscando opções de automação para suas tarefas contábeis. Dentre elas, se destaca o iGED™ justamente por ser uma plataforma completa.

O iGED™ surgiu para entregar em uma única plataforma todas as ferramentas que você precisa para que a sua empresa tenha o controle documental correto. E mais do que isso: é uma plataforma flexível, por isso você pode integrar ao sistema que já utiliza na sua empresa.

Graças ao iGED™, a sua empresa pode fazer a gestão documental com uma série de benefícios. Entenda melhor:

• Segurança para arquivos e pastas.
• Estruturas de pastas dinâmicas.
• Colaboração segura com delimitações de acesso.
• Gerenciamento de fluxo de trabalho automatizado.
• Controle de versão de documentos.
• Armazenamento de dados distribuídos.
• Upload fácil de documentos.

De forma efetiva no dia a dia de trabalho, o iGED™ permite automatizar uma série de fluxos de trabalho. Você pode enviar uma demanda para ser aprovada automaticamente para o responsável, por exemplo. Ou ainda criar um padrão de documento sem se preocupar com as variáveis.

Além desses exemplos, você pode aproveitar essa plataforma para tarefas simples como solicitar assinaturas eletrônicas ou digitais que estão sendo muito utilizadas atualmente. Outra possibilidade é rastrear documentos facilmente para a conferência, inclusive com uso de inteligência artificial.

Vamos exemplificar o uso na prática. Por exemplo, no RH: ao contratar colaboradores, a automação do iGED™ entra em todo o fluxo. Desde o recrutamento até à contratação, os gestores são notificados sobre cada etapa para darem suas aprovações. Para isso, são criadas pastas com currículos e documentos a serem assinados e esses arquivos são recebidos e organizados automaticamente.

O que a sua empresa ganha com esse tipo de automação? Tempo, pois é possível definir um padrão no processo. Com isso, você tem mais eficácia na organização de documentos e evita erros de dados variáveis.

A automação já pode iniciar integrando o seu departamento com outros setores. Com isso, é possível fazer a conferência dos documentos como extratos bancários e comprovantes de custos e solicitar as aprovações devidamente aos responsáveis.

Além disso, você pode gerar propostas, contratos e outros documentos e encaminhar para assinatura digital ou eletrônica. O iGED™ permite monitorar automaticamente os prazos das etapas e alertar os times envolvidos.

Agora você pode pensar também na solicitação de comprovantes de setores e clientes. Assim, conforme se aproximam os prazos de entrega, a plataforma dispara automaticamente notificações por e-mail com lembretes. Isso evita transtornos e otimiza o tempo no dia a dia.

Case de sucesso na atração de clientes

Não é apenas para fluxos de trabalho desse tipo que você pode usar o iGED™ na sua empresa. O case de sucesso da Syssec Securitizadora (https://syssec.com.br) mostra como é possível captar novos clientes com a plataforma sem aumentar a equipe.

Através de uma parceria com a uan®, a Syssec automatizou em seu site o processo de prospecção, permitindo todo o fluxo de cadastro de clientes em busca de seus serviços. Com isso, a empresa registrou um ganho de escala na captação e entregou uma experiência ainda melhor para os potenciais clientes.

Com os recursos automatizados do iGED™, os documentos enviados através do site começaram a ser acompanhados em tempo real. Logo após, o fluxo segue até os departamentos responsáveis pela análise e confirmação ou rejeição do contrato dos serviços.

Opções como a assinatura digital ou eletrônica do contrato e a integração de dados com o ERP também foram usadas pela Syssec. Desta forma, os clientes ganham mais praticidade para contratar o serviço e a equipe Syssec não fica sobrecarregada.

Agora, você pode começar a imaginar como usar todos esses recursos para a sua empresa. Seja na hora de receber um comprovante de pagamento ou de solicitar um pagamento, tudo dependerá do fluxo certo.

Se você entender que a sua empresa pode automatizar esses processos, ela poderá crescer ainda mais. E tudo isso com as ferramentas certas, integração e segurança de que seus documentos estão protegidos.

Chegou o momento de a sua empresa também se atualizar e ter uma automação de processos contábeis automatizados? Então acesse o site da uan® para conhecer o iGED™ e outras soluções inteligentes para economizar o tempo da sua equipe e melhorar a sua rotina.

Não esqueça de seguir a uan® no Instagram para conferir dicas e novidades relacionadas à gestão inteligente de documentos e à automação de fluxos de trabalho.

Este artigo ajudou você? Compartilhe conosco! 😉