Antigamente todos os documentos importantes precisavam de assinatura física e até mesmo reconhecimento em cartório. Hoje em dia a boa notícia é que a tecnologia já revolucionou isso graças à assinatura digital e à assinatura eletrônica.

Esses métodos inovadores têm facilitado a vida de pessoas como empreendedores advogados contabilistas e muitos outros brasileiros. Entenda neste artigo como funciona a assinatura digital e todos os detalhes!

Entendendo a assinatura digital

De uma forma simplificada a assinatura digital é uma maneira de assinar com validade legal os documentos dispensando a assinatura física. Portanto é uma assinatura feita através de meios eletrônicos usando smartphone computador tablet entre outros equipamentos.

No entanto não se deve confundir pois não se trata de uma simples digitalização da assinatura. No caso de digitalizar a assinatura você está apenas traduzindo o que foi feito no papel e passando para o computador.

A digitalização da assinatura física não é válida de forma oficial pois é apenas uma "cópia". Portanto ela não tem validade jurídica e pode trazer problemas no futuro.

A assinatura digital por outro lado é uma forma de assinar documentos que possui validade jurídica. Além disso ela não é feita da mesma forma que a assinatura física. Neste caso são geradas chaves criptografadas que dão segurança ao processo.

O histórico da assinatura digital já existe há mais de duas décadas. Por volta de 2001 essa nova tecnologia recebeu regulamentação no Brasil e validade jurídica. Nesta época foi criado o ICP-Brasil que tratava das Chaves Públicas.

Conforme os meios digitais começaram a evoluir no início do século XXI a necessidade de assinar documentos de forma mais ágil aumentou. Além disso muitos serviços começaram a ser feitos a distância mesmo antes da pandemia.

Inicialmente as pessoas começaram a assinar documentos de forma digital - com equipamentos eletrônicos - da mesma maneira que assinavam papéis físicos. Com a demanda de agilizar e validar o processo surgiu o certificado digital cuja assinatura digital está vinculada.

Graças a isso acordos de negócios podem ser feitos rapidamente. Imagine que você está fechando contrato com um novo cliente que mora em outro estado. Além de não precisarem comparecer ao cartório vocês podem assinar o documento no mesmo dia em que acertarem a negociação.

Entre outras situações a assinatura digital também facilitou processos de contratação de pessoas por exemplo. Assim você pode assinar a contratação sem perder tempo.

Como funciona a assinatura digital

Conforme você entendeu acima pode usar a assinatura digital para várias necessidades na sua empresa. Entre elas está a autenticação de declarações fiscais acessar serviços públicos fechar contratos e até realizar cadastro em órgãos nacionais.

Para você entender como funciona a assinatura digital precisa saber que ela é baseada na tecnologia Public Key Infrastructure (PKI). Em tradução para o português trata-se da Infraestrutura de Chave Pública.

Sendo assim cada assinatura possui um par de chaves. Uma delas é a chave privada que possui um conjunto de códigos criptografados e que ficam exclusivos ao subscritor. A outra é uma chave pública feita a partir da anterior e que dá validade à assinatura.

Enquanto uma chave confere o código à assinatura a outra decifra esse mesmo código. Depois que é feita a assinatura no documento ele recebe uma sequência de algoritmos. Se o documento for alterado por qualquer motivo isso irá "quebrar" aquela autenticação.

Além disso as chaves são interdependentes. Ou seja o documento só é criptografado por uma das chaves e decodificado com a outra. Essa tecnologia é o que dá tanta segurança ao processo e garante que o documento não será modificado.

Assinatura digital X Assinatura eletrônica

Se você vai usar a assinatura digital precisa entender também o conceito de "assinatura eletrônica". Na verdade a eletrônica engloba muitas formas de validades documentos incluindo a digital.

A assinatura eletrônica é o termo para definir a assinatura feita por meio eletrônico. Esse tipo de assinatura pode ser simples via Token via biometria e até reconhecimento de IP sendo extremamente útil para processos internos e validar documentos digitalmente.

No Brasil todas as assinaturas eletrônicas podem ter validade jurídica desde que seja feito o devido processo. Portanto a assinatura digital é um dos tipos incluídos na assinatura eletrônica. As suas particularidades é que o diferenciam dos demais tipos. Nesse caso é uma assinatura com métodos mais complexos de segurança.

Validade jurídica da assinatura digital

Para você que está pensando em aderir a assinatura digital é importante saber se ela possui validade jurídica. Neste caso a resposta é positiva mas existiu um caminho para isso acontecer tanto no Brasil quanto internacionalmente.

A lei nacional evoluiu muito nos últimos 20 anos. Primeiramente foi assinada a Medida Provisória 2.2000/2001-2. Ela foi a responsável por instituir a ICP-Brasil mencionada mais acima. Além disso estabeleceu de vez o conceito da assinatura eletrônica e da digital em seu artigo 10.

Desde então outras leis também ajudaram a assegurar ainda mais a validade da assinatura digital. A Lei nº 11.419 de 2006 regulamentou a informatização do processo judicial. Ela estabeleceu que documentos digitais com assinatura eletrônica teriam o mesmo valor jurídico que aqueles em papel.

Já o Decreto 10.543 assinado em 2020 estabeleceu as regras específicas para assinatura em interações com entes públicos. Ainda criou uma nova classificação de assinaturas incluindo outros tipos.

Existem vários casos no Brasil de decisões favoráveis a documentos assinados digitalmente. Um deles foi em dezembro de 2020 pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo envolvendo uma empresa de Gestão de Ativos e um supermercado.

Na ação o juiz de primeira instância rejeitou a defesa de que a cédula de crédito bancária assinada eletronicamente não era válida. Segundo ele no momento da assinatura os réus concordaram expressamente em utilizar esse tipo de assinatura.

Já em outra ação entre o Onix Fundo de Investimentos em Direitos Creditórios Não Padronizados e um cliente. No caso o juiz de primeira instância determinou a apresentação da via original do título executivo extrajudicial. Ele havia sido assinado com certificado digital da ICP-Brasil.

Ao fim da ação o Tribunal reconheceu que o título poderia sim ter sido assinado eletronicamente desde que todos concordassem. O juiz citou a MP 2.200-2/2001 para embasar a sua decisão.

Vantagens da assinatura digital na gestão empresarial

Para você que trabalha na gestão empresarial a assinatura digital pode representar muitas vantagens. Além da questão da agilidade que você leu acima há muitos outros pontos a se considerar.

Um deles é a redução massiva no uso de papel o que também diminui o impacto ambiental da sua empresa. Em tempos onde a sustentabilidade é a grande pauta empresarial você também deve prestar atenção nisso não é mesmo?

Ainda falando sobre a redução do papel a sua empresa certamente gasta muito espaço guardando papéis. Agora imagine que você possa substituir tudo isso com documentos digitais. Essa é uma das vantagens da assinatura digital por exemplo.

Ao escolher a opção digital você também reduz outros custos não apenas o papel. A alternativa tecnológica inclui menos impressão cartuchos de tinta deslocamento até cartórios taxas administrativas correios entre outros custos.

Mais um ponto é a segurança pois a criptografia é uma das tecnologias mais avançadas atualmente. Graças a ela é possível garantir que o documento não seja adulterado. Isso também aumenta a integridade dos documentos.

Não podemos esquecer da facilidade de busca e arquivamento que a modalidade digital agrega no fluxo de trabalho. Se você tiver uma gestão dos documentos digitais bastam alguns cliques para encontrá-la ao invés de um bom tempo abrindo e fechando armários.

A assinatura digital também ajuda a otimizar processos na sua empresa. Como os documentos e os dados ficam arquivados em um ambiente digital é mais fácil de serem acessados e compartilhados. Isso também diminui o tempo para formalizar assinaturas.

Imagina que alguém da sua equipe gasta por mês até 5 horas procurando arquivos de documentos. Além disso essa pessoa também precisa sair semanalmente para ir ao cartório. Agora imagine o quanto ela poderia estar produzindo algo mais impactante para a sua empresa se pudesse economizar esse tempo.

Portanto em resumo a assinatura digital pode aumentar a lucratividade da sua empresa a partir do momento em que seus colaboradores têm mais produtividade. Mais do que organização e segurança essa inovação também representa crescimento.

Soluções para assinatura digital segura

Todas as vantagens da assinatura digital que você conferiu acima podem ser potencializadas. Isso acontece quando você investe em um software de gestão de documentos para a sua empresa.

O ideal é combinar todas as funcionalidades em uma mesma plataforma completa como a iGED™ da uan®. Essa plataforma inteligente faz o gerenciamento eletrônico de documentos de forma 100% personalizável.

O iGED™ da uan® é a opção perfeita para você começar a transição digital na sua empresa ou estabelecê-la de vez. Com a plataforma você pode descomplicar a gestão de documentos automatizar tarefas otimizar o tempo e é claro assinar documentos.

Entre as funções possíveis estão:

• Assinatura digital em qualquer lugar do mundo a qualquer hora;
• Controle total de acesso e auditoria dos registros;
• Solicitar assinaturas eletrônicas ou digitais de forma automática aos responsáveis por meio de automações e enviar lembretes para evitar a perda de prazos;
• Receber avisos por e-mail quando um documento precisa ser aprovado ou assinado;
• Designar responsáveis por aprovações;
• Rastrear documentos com facilidade em poucos segundos.

O uso do iGED™ é um passo fundamental para a evolução tecnológica da sua empresa. A partir dessa nova gestão é possível liberar tempo da sua equipe e espaço físico gastos com assinaturas em papéis.

Um dos destaques da plataforma é que ela possui um ecossistema integrado. Por isso os recursos vão muito além da assinatura digital e a incorporam em todo o fluxo de trabalho da sua empresa.

E quanto à validade jurídica dos documentos? Esse ponto também é garantido na plataforma já que a uan® garante adequação a todas as regulamentações existentes. Com isso você pode ter a tranquilidade de que a sua empresa está segura e com toda a assistência legal.

A uan® utiliza medidas robustas de criptografia e autenticação para garantir a integridade e proteção das assinaturas e seus documentos. Com isso garante-se proteção em todas as etapas.

O fluxo de trabalho também pode ser melhorado com o uso do iGED™. Através da plataforma é possível adequar o fluxo à rotina e à demanda da sua empresa. Você pode ter mais flexibilidade para adequar os acordos contratos e outros documentos na sua organização.

Com tudo isso a sua empresa ganha muito mais na capacidade de rastreamento e auditoria das assinaturas digitais. A uan® se preocupou em oferecer esse tipo de recurso em toda a plataforma para que os processos sejam o mais transparente possível. Assim você sabe que tudo estará de acordo com as auditorias internas.

Você pode usar o iGED™ independente do seu ramo de atuação. Seja um escritório de advocacia empresa contábil ou de recursos humanos há muitas possibilidades e a plataforma é personalizável.

Ao adotar soluções como o iGED™ a sua empresa está preparada para enfrentar os desafios da assinatura digital sem receios. E mais do que isso também pode se inserir por completo na transição digital que se tornou inevitável para todas as empresas.

Adotando a assinatura digital com confiança

Chegando ao fim você precisa lembrar dos pontos mais importantes que a assinatura digital pode representar para a sua empresa. Entre eles os mais importantes incluem a economia de tempo recursos e espaço sem esquecer do principal: a segurança.

Se a sua empresa ainda não optou por adotar a tecnologia mas precisa criar documentos encaminhar a coleta de assinaturas esperar a devolução para somente a partir disso finalizar um processo burocrático a assinatura eletrônica e a assinatura digital são alternativas práticas ideais.

Não perca mais recursos e nem coloque os seus contratos em risco quando pode resolver isso com a implementação da assinatura digital. Otimize a sua rotina com quem entende centralize todas as informações e melhore a organização administrativa.

Conheça todas as possibilidades e soluções flexíveis oferecidas pela uan® para uma gestão documental eficiente e segura incluindo assinaturas eletrônicas e digitais. Acesse agora e saiba tudo!